Assistant Administratif du Maire et Chargé de Protocole - Mairie de Chamonix Mont Blanc H/F

Communes

La Maire de Chamonix recrute un Assistant administratif du Maire et chargé de protocole H/F, sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général des Services.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE :

Secrétariat du Maire :
- Assurer l'accueil physique des agents de la Commune, des administrés, et des personnalités reçues par le Maire,
- Assurer l'accueil téléphonique (évaluer les demandes, orienter, prendre les messages),
- Rédiger des courriers via Dotelec, en assurer le suivi et préparer les réponses,
- Assurer la gestion et le suivi des courriers électroniques adressés au Maire,
- Organiser l'agenda du Maire (filtrer, organiser, gérer le planning),
- Préparer les réunions (constituer des dossiers, mise en forme de présentations PWPT, réservation de salles, réservation de matériels),
- Organiser les présences politiques lors des réunions, commissions et de l'évènementiel.

Protocole - Relation aux administrés :
- Aider à l'organisation des réunions publiques, cérémonies et manifestations officielles (commandes auprès des fournisseurs, formuler les demandes auprès des services internes, etc.),
- Gérer les invitations des temps officiels (mailings) et suivre la liste des invités,
- Organiser la présence des élus lors des temps officiels,
- Tenir à jour l'ensemble des fichiers relationnels,
- Gérer les cadeaux protocolaires (commandes, gestion des stocks...),
- Gérer les doléances des administrés : centralisation, étude et répartition des demandes en fonction des domaines d'interventions,
- Gérer les relations avec les extérieurs (Club des Sports, UTMB, Arcteryx, CosmoJazz, etc.) en lien avec les services associés (Cabinet, DGS, Services Techniques, Evènements, Culture...),
- Etre présent et participer au bon déroulement de certains évènements à la demande du Maire (ex : voeux à la population, Comités de villages, certaines réunions publiques ou grands évènements).

MISSIONS ET ACTIVITÉS SECONDAIRES DU POSTE :

- Assurer l'accueil, le renseignement et l'enregistrement des cristalliers, en lien avec le musée des cristaux et le club de minéralogie de la Collectivité,
- Centraliser et coordonner les échanges avec le réseau des villes jumelées (gestion administrative, accueil des délégations, organisation des voyages, suivi des courriers) en lien avec les élus associés.