Assistant d'Agence Grands Projets H/F Eryma Sas

Vos Missions

Rattaché(e) au Directeur des Agences Grands Projets, vous gérez l'administratif courant de l'agence tout en étant le relais privilégié entre les salariés et les fonctions support. Vous travaillez en étroite collaboration avec les autres fonctions administratives de la région, dont vous assurez ponctuellement le backup.

Vos activités s'articulent autour de 5 piliers :

1. Assistanat d'Agence & Support Opérationnel

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence.
• Gérer les commandes de fournitures, les abonnements et le suivi des factures de frais généraux.
• Collecter et transmettre les notes de frais au service Comptabilité (Nancy).
• Organiser les comités d'agence et événements internes.
• Traiter le courrier entrant/sortant et les livraisons.
• Rédiger les courriers, comptes-rendus, notes internes et veiller à l'affichage réglementaire.
• Assister le manager lors des éventuelles démarches de déménagement de site.

2. Support RH & Recrutement (de l'entrée à la sortie)

• Recrutement & Intégration : Créer les besoins sur l'outil de recrutement, trier les CV, planifier les entretiens, programmer les parcours d'intégration et suivre les périodes d'essai.
• Logistique RH : Commander le matériel (IT, téléphone, véhicule), gérer la distribution des cartes BTP, cartes pro, EPI et vêtements de travail.
• Administration du personnel : Saisir les feuilles d'heures, rédiger les courriers RH, transmettre les arrêts de travail au CSP Paie, distribuer les tickets-restaurant et gérer le circuit de sortie des collaborateurs (restitution du matériel).
• Formation & Intérim : Suivre le plan de formation (sessions, budget) et gérer les contrats d'intérim.

3. Hygiène, Sécurité et Environnement (QSE)

• Déclarer immédiatement les accidents du travail en lien avec le Pôle QSE.
• Planifier, suivre et saisir les visites médicales (embauche, reprise, périodique) dans AGIR'S.
• Suivre et mettre à jour les habilitations/certifications du personnel (CACES, électrique, amiante, recyclages) dans GINKO.
• Assurer les démarches auprès de la Médecine du Travail en cas de déménagement.

4. Montage des Dossiers d'Appels d'Offres (AO)

• Rechercher les Dossiers de Consultations des Entreprises (DCE).
• Monter la partie administrative des dossiers de candidature et de réponse aux AO.
• Compiler les estimations et dossiers techniques préparés par les équipes commerciales.
• Enregistrer et suivre l'acceptation des appels d'offres et des devis commerciaux.