Assistant de Direction - Communaute d'Agglomeration du Sud H/F
Etablissements publics de coopération intercommunale
- Le Tampon - 974
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
L'Assistant(e) de Direction apporte une aide permanente au Directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Organisation de l'agenda du directeur de service :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction :
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Le profil recherché
SAVOIRS :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services d'une collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique,
- Principes rédactionnels de la note de synthèse et compte-rendu
SAVOIR-ETRE :
- Sens de la communication et du relationnel
- Discrétion
- Rigueur et sens de l'organisation
- Diplomatie
- Sens de l'anticipation et réactivité
CONNAISSANCE :
- Connaissance de l'environnement territorial (organisation, contexte, mission service public)
- Organisation, contexte et enjeu de la collectivité ou de l'établissement public
- Missions du service public
- Connaissance et maîtrise des logiciels bureautiques (Access, Excel, Word) et de l'outil informatique
- Procédures d'instruction des dossiers
Expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire
Publiée le 25/07/2026 - Réf : O974260723000032
