Secrétaire H/F

Adapeic

L'Adapei de la Corrèze dispose d'un service de Coordination de Parcours, inscrit dans une logique de plateforme de services coordonnés. Véritable porte d'entrée unique de l'association, ce service constitue un point d'accès identifié, lisible et facilité pour les personnes en situation de handicap, leurs proches aidants, les professionnels et les partenaires du territoire.
Interface entre les attentes exprimées, les besoins identifiés et les ressources mobilisables, le service assure des missions d'accueil, d'information, d'évaluation, d'appui et de coordination, dans une logique de réponse accompagnée pour tous, de prévention des ruptures de parcours et de promotion de l'autodétermination.
Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, le/la secrétaire occupe une fonction essentielle au bon fonctionnement du service.

Assurer une fonction d'accueil
Être le premier interlocuteur du service et garantir un accueil de qualité, conforme aux valeurs de l'association.
Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, de leurs proches aidants et des partenaires.
Recueillir, analyser et qualifier les demandes afin d'apporter un premier niveau d'information et de réponse.
Mettre en oeuvre les procédures administratives du service en lien avec les demandes reçues et en assurer le suivi.
Orienter, si nécessaire, les personnes vers les interlocuteurs, dispositifs ou ressources les plus adaptés à leur situation.
Assurer la traçabilité des sollicitations et transmettre les informations utiles aux professionnels concernés.
Veiller à la qualité, à la confidentialité et à la continuité du traitement des demandes jusqu'à leur prise en charge par les professionnels du service.

Assurer une fonction de secrétariat général en lien étroit avec le Responsable du Service
Organiser et assurer le traitement quotidien du secrétariat.
Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que la messagerie du service.
Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, comptes rendus, tableaux de bord et documents administratifs.
Assurer le suivi documentaire et l'archivage des dossiers.
Mettre à jour les différents supports de communication interne et externe.
Contribuer au suivi administratif des données RH (absences, médecine du travail, planning, variables de paie.).
Contribuer à la gestion des fournitures, commandes et moyens logistiques du service (véhicules, informatique, locaux.).
Apporter un appui administratif et organisationnel au Responsable de service dans le suivi de l'activité et la préparation des réunions.

Assurer le secrétariat médico-social des parcours
Recueillir les données nécessaires à la création du Dossier Unique de l'Usager Informatisé (DUI), en contrôler la conformité administrative (INS) et en assurer la complétude.
Administrer et assurer le suivi des dossiers sur ViaTrajectoire et sur les différents outils numériques utilisés par le service.
Assurer le secrétariat des Commissions des Parcours et mettre en oeuvre les procédures administratives découlant des décisions prises.
Assurer la gestion administrative des listes d'attente, des admissions, des mouvements et des sorties des personnes accompagnées, en lien avec les coordinateurs de parcours et les établissements ou services concernés.
Participer au suivi administratif des notifications et échéances MDPH, en lien avec les professionnels concernés.
Extraire et fiabiliser les données nécessaires à la production des statistiques, indicateurs d'activité et tableaux de bord du service.
Apporter un appui administratif aux coordinateurs de parcours et au responsable de service dans le suivi des situations et l'organisation de l'activité.
Clôturer le Dossier Unique de l'Usager Informatisé lors de la fin de l'accompagnement et assurer l'archivage du dossier conformément aux procédures en vigueur.