Hotêsse d'Accueil - Assistante Administrative H/F SEWS-E Super recruteur

Nous recherchons une personne dynamique pour occuper le poste d'Hôtesse d'Accueil / Assistante Administrative au sein de notre structure.

Mission principale :
L'hôtesse d'accueil est le premier point de contact des visiteurs et des collaborateurs au sein de l'entreprise. Elle assure l'accueil physique et téléphonique, tout en ayant pour responsabilité la gestion des réservations des voyages professionnels des salariés.

L'hôtesse d'accueil sera rattaché au Service RH, sous la responsabilité de la DRH.

Responsabilités :

1. Accueil des visiteurs et gestion de l'accueil :

• Accueillir les visiteurs (internes et externes) de manière professionnelle, courtoise et bienveillante
• Assurer la gestion des appels téléphoniques entrants et les rediriger vers les bonnes personnes ou services
• Veiller à la bonne tenue de l'espace d'accueil et des salles de réunion (préparation, gestion des demandes de matériel, etc.)
• Assurer le suivi des badges d'accès pour les visiteurs
• Gestion du bâtiment (maintenance de la sécurité, suivi des registres de sécurité)

2. Gestion des réservations des voyages professionnels :

• Recevoir et traiter les demandes de réservations de voyages (billets de train, avion, hôtels) pour les collaborateurs en fonction des besoins exprimés
• Rechercher les meilleures options de transport et d'hébergement en termes de coût et de praticité
• Assurer la coordination des voyages (réservation, confirmation, modifications, annulations) et fournir les informations nécessaires aux collaborateurs (horaires, itinéraires, détails pratiques)
• Veiller au respect des politiques de voyage et des budgets alloués par l'entreprise
• Maintenir un suivi rigoureux des réservations effectuées et des voyages à venir

3. Tâches administratives :

• Assurer la gestion du courrier et des colis entrants et sortants
• Participer à diverses tâches administratives au sein de l'entreprise, telles que la préparation de documents, la gestion de la logistique pour les événements internes ou les réunions
• Apporter un soutien ponctuel aux services RH
• Gérer les services généraux (Relation avec les Fournisseurs locaux, négociation et suivi des contrats (Locaux, assurances, nettoyage, maintenance des bureaux), commande des fournitures
• Transfert des factures à la Comptabilité basé au Royaume-Uni (Résolution des litiges, vérification)

4. Gestion des véhicules de fonction

• Assurer la gestion des véhicules de fonction mis à disposition des collaborateurs
• Gérer le planning d'utilisation des véhicules de pool, des besoins des collaborateurs (réservation, attribution et suivi des déplacements).
• Veiller à la maintenance régulière des véhicules : organisation des contrôles techniques, des réparations et des renouvellements de l'assurance.
• Suivre l'entretien des véhicules (vidanges, réparations, contrôle des niveaux, etc.) et veiller à leur bon état de fonctionnement.
• Assurer la gestion des documents liés aux véhicules : carte grise, assurance, carnet d'entretien, etc.
• Établir un suivi des kilomètres parcourus
• Garantir le respect des procédures internes en matière d'utilisation des véhicules de fonction et de gestion des dépenses associées.
• Assurer les restitutions ou commandes des voitures.
• Gestion de la fiscalité des véhicules de fonction.