Adjoint en Gestion Administrative H/F

Universite Paris-Saclay

Poste
Mission du service / positionnement hiérarchique :
CDD de 1 à 3 ans.

L'Institut de Sciences des Plantes de Paris Saclay (IPS2), hébergée au sein du bâtiment 630 du campus UPSud du plateau de saclay, est composé de 180 personnels, dont 107 permanents (30% CNRS, 30% INRAE, 30% UPSaclay et 10 % autres universités)

Les recherches menées à IPS2 se concentrent sur l'analyse de la croissance et du développement de plantes modèles et sur le transfert du fruit de ces recherches vers les espèces cultivées, l'agriculture et les innovations.

L'IPS2 a également vocation à concentrer sur un site unique l'ensemble des enseignants chercheurs de la filière francilienne de Biologie Végétale (Université UPaclay, Université Paris Cité, Université Evry Val d'Essonne)

Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Directeur et de la responsable administrative, l'agent.e aura en charge principalement à les déplacements des agents de l'IPS2 (organisation des missions, ordre de mission, réservation hébergement et billetterie, note de frais...), et la gestion financière (bon de commande, liquidation facture, suivi des services faits ...).

Les missions seront a effectué sur les différents applicatifs des 5 tutelles de l'IPS2

Missions principales de l'agent.e :
Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire an fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes e: externes

Mission N°1 : Gestion financière
Établir les bons de commandes
Effectuer les réceptions
Liquider les factures
Gestion des workflows
Effectuer les relances de bon de livraison auprès du réseau acheteur et el factures auprès des fournisseurs. Régler les litiges fournisseurs
Gestion des cartes achats
Création fournisseurs et agents dans les bases de données
Mise à jour de tableaux de bord
Classement et Archivage des pièces justificatives

Mission N°2 : Soutien gestion des missions
Établir un ordre de mission,
Traiter les notes de frais
Réservation des hébergement et billetteries
Réservation traiteur/restaurant (installation traiteur)
Mise à jour de tableaux de bord
Classement et Archivage des pièces justificatives

Mission N°3 : Soutien à l'activité d'accueil/réception
Permanences à l'accueil (orientation des visiteurs et livreurs / information des livraisons aux acheteurs) en cas d'absence de l'agent titulaire en poste

Connaissance, savoir :
Culture administrative et élaboration des documents
Culture internet
Connaissance des EPSCP/EPST
Connaissance Sifac + / Sifac / Geslab / ESR Mission serait apprécié
Maîtrise de l'anglais fortement souhaitée

Savoir-faire :
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Pratique et maitrise des outils bureautiques et des outils de réservation de voyages et de frais de mission
Outils de communication (logo, plaquettes)
Connaissance des outils budgétaires serait un plus

Savoir-être :
Rigueur, organisation, discrétion, sens du service, adaptabilité
Aptitude à travailler en groupes de travail, en équipe et à distance
Capacité d'accueil et interaction avec des personnalités extérieures et aussi étrangères, bon contact relationnel
Nécessité d'une plus grande polyvalence