Responsable des Services Généraux H/F

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous pilotez l'ensemble des activités administratives, organisationnelles et opérationnelles du service des Services Généraux, dans un objectif de continuité de service, d'optimisation des ressources et de maîtrise des coûts.

Vos missions managériales

• Encadrer et accompagner les collaborateurs du service
• Organiser des points réguliers avec l'équipe
• Veiller au respect des procédures internes et contrôler la qualité des prestations réalisées
• Anticiper les besoins en ressources humaines et matériels
• Gérer les situations de dysfonctionnement ou de conflit
• Produire un bilan d'activité mensuel à destination de la Direction

Pilotage et organisation du service

• Définir les priorités et superviser les activités quotidiennes du service
• Élaborer, suivre et analyser le budget du service ; proposer des actions correctives en cas d'écart
• Organiser, répartir et contrôler l'activité des collaborateurs des Services Généraux
• Élaborer, suivre et ajuster les plannings, permanences et astreintes
• Prioriser et coordonner le traitement des sollicitations internes et externes
• Contrôler, valider et transmettre la facturation liée aux besoins opérationnels
• Suivre la refacturation interne (véhicules, motos, besoins opérationnels)
• Garantir la conformité documentaire et administrative du service
• Identifier des axes d'amélioration et piloter leur mise en oeuvre

Vos missions opérationnelles

• Superviser l'ensemble des activités opérationnelles des Services Généraux et en garantir la cohérence globale
• Assurer la continuité de service sur l'ensemble des périmètres, y compris en cas d'absence de collaborateurs
• Être en mesure de reprendre les missions opérationnelles du service si nécessaire
• Veiller à la bonne coordination entre les différents pôles opérationnels

Gestion de la flotte automobile et moto

• Suivre les lignes, équipements, contrats et consommations de la flotte téléphonique
• Assurer la gestion administrative de la flotte (cartes carburant, badges, péages, refacturations)
• Analyser les incidents et mettre en oeuvre des actions correctives
• Gérer les assurances : souscription, facturation, suivi des contrats et des sinistres
• Assurer le suivi quotidien des véhicules (affectations, restitutions, contrôles, disponibilité du parc)
• Piloter le logiciel de gestion de flotte (saisie, mise à jour, contrôle des données)
• Organiser la gestion des pneumatiques (changements saisonniers, stocks, prestataires)
• Coordonner les transferts et mises à disposition de véhicules (locations, taxis, mobilité)
• Réaliser et suivre les devis auprès des prestataires
• Gérer les cartes professionnelles et VTC

Achats, fournisseurs et gestion administrative

• Consulter, négocier et contractualiser avec les fournisseurs ; suivre les prestations
• Centraliser, valider et contrôler les achats et dépenses du service
• Gérer les accès et la sûreté (badges, habilitations)
• Administrer les systèmes de géolocalisation et équipements connectés (balises GOTEK, plateforme Road Link, caméras Arlo)

Gestion des stocks, équipements et bâtiments

• Distribuer et suivre les équipements et dotations (vêtements professionnels, matériel moto et opérationnel)
• Réceptionner, stocker et suivre les inventaires et immobilisations
• Réaliser les inventaires périodiques
• Assurer le réassort du matériel opérationnel pour les équipes d'intervention
• Répondre aux besoins logistiques et techniques des équipes opérationnelles
• Réaliser la maintenance de premier niveau (petits travaux d'entretien, aménagement, réparation)
• Suivre les bâtiments et infrastructures (signalement et suivi des anomalies)
• Participer aux missions JFRA et aux astreintes selon le dispositif du service

Finalité du poste
Vous assurez le pilotage administratif, organisationnel et opérationnel du service des Services Généraux, garantissez la continuité de service, supervisez les équipes et veillez à l'optimisation des ressources, des processus et des coûts, dans le respect des objectifs fixés par la Direction. Selon les impératifs de continuité de service, vous pourrez être amené(e) à réaliser toute mission complémentaire relevant de votre domaine de compétences.