Agent d'Administration - Maternité - Sortie H/F Ramsay Santé

CONTEXTE

Rejoindre Ramsay Santé, c'est intégrer le leader européen de l'offre globale de soins, un Groupe présent dans 5 pays, fort de 40 000 collaborateurs et près de 10 000 praticiens.
Chaque année, nous prenons soin de plus de 13 millions de patients grâce à un modèle de soins complet, innovant et humain.

Entreprise à Mission, nous avançons avec une ambition claire : Améliorer la santé en innovant constamment.

La Clinique Claude Bernard située à Ermont (95) est un établissement MCO avec une capacité de 226 lits et places, de 350 salariées et 167 praticiens libéraux.
L'établissement est doté d'un plateau technique performant et d'une architecture moderne.
Elle est accessible en transport en commun ou en voiture. On retrouve un parking (extérieur et souterrain).

MISSION

Missions principales


- Création du dossier sur HM

Identification et données du dossier

· Saisie et vérification des informations d'identité (nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse mail, téléphone)

· Saisie nom, prénom, adresse postale, lien de parenté et téléphone de la personne à prévenir

· Appel INSI (pour vérification d'identité nationale de santé)

· Scan de la carte d'identité/passeport pour valider l'identité


Informations couverture sociale

· Saisie de la couverture sociale et vérification des droits sur le portail de la sécurité sociale

· Vérification des droits sur Amelie et impression de l'attestation

· Faire demande de prise en charge sur Connectis

· Demande de prise en charge si césarienne prévue et saisie dans la couverture sociale


Documents administratifs / Scan sur HM

· Impression des étiquettes pour signature de la validation des informations

· Scan du chèque de caution / empreinte carte bancaire

· Scan de l'attestation de droit

· Scan de la carte et prise en charge mutuelle

· Saisie de la chambre particulière sur Médiboard

· Saisie de la chambre particulière dans le tableau des ventes


Livret d'accueil et produits

· Remise du livret d'accueil et d'une boîte grossesse/cadeau à la patiente

Gestion des admissions et des dossiers

· Imprimer la liste des présentes (Médiboard), pointer les entrées des mamans

· Créer les dossiers : imprimer les étiquettes, préparer fiche suiveuse et enveloppe

· Déposer fiches suiveuses à la maternité et en néonatologie

· Création du dossier sur HM pour césariennes (enveloppe + etiquettes)

· Création du dossier sur HM et préparer dossiers pour hdj (enveloppe + etiquettes)

· Création du dossier sur HM et préparer dossiers des bébés en néonat (récupérer information des parents, créer enveloppe, étiquettes)

· Vérifier les heures de naissance sur certificats

· Envoyer au laboratoire la liste des étiquettes des bébés

· Imprimer à nouveau la liste des patients sortis la veille sur Mediboard, comparer cette nouvelle liste avec la liste initiale des sorties. Repérer tout patient ajouter et faire la mise a jours.

· Débiter l'empreinte du montant complémentaire si nécessaire, ou clôturer l'empreinte bancaire si aucun reste à charge n'est présent.

· Scanner les résultats de laboratoire concernant les patients sortis de chirurgie


Suivi administratif du séjour

· Récupérer fiches d'admission des bébés en néonat

· Scanner fiches vertes (actes pédiatre sur HM)

· Récupérer et traiter feuilles de monitorings en salle de naissance

· Préfacturation des monitorings et création DHE

· Scan des laboratoires maternité


Interface externe

Gérer les appels téléphoniques de la mairie concernant les naissances, recueillir et transmettre les informations administratives obligatoires sur l'enfant (identité, date de naissance, numéro de chambre) pour garantir la bonne réalisation de la déclaration de naissance.

Gestion financière

· Préparer chèques de caution et feuilles pour empreintes bancaires

· Enregistrer règlements de la journée, clôturer caisse, imprimer télécollecte

Accueil et communication

· Accueil téléphonique

· Gestion et traitement des emails

· Accueil des patients afin de répondre aux questions de facturation (AMC, règlements, réclamations)


Logistique

· Gérer le stock : décharger cartons des boîtes de grossesse


Missions du poste des sorties
Avant la sortie

· Renfort aux admissions de 7h à 8h

· Admission/ préadmission des patients création du dossier sur HM
· Appeler les services (orthopédie, maternité, médecine, Pissarro, HDS) pour confirmer les sorties avec les infirmières

· Appeler la régulation pour transmettre les détails de sorties

· Vérifier les sorties SSR (Soins de Suite et de Réadaptation) à venir avec la coordinatrice orthopédique

· Récupérer les fiches suiveuses pour les sorties de maternité


Préfacture HM : (la veille et le jour j si rajout)

· Imprimer la liste des sortants sur Médiboard,

· Récupérer les dossiers dans le caisson, classés par ordre alphabétique

· Vérifier la couverture sociale, la prise en charge mutuelle et la signature de la CP

· Indiquer sur la part mutuelle (période, numéro adhérent, demandé, accepté, contrat générique, tarif de la chambre pris par la mutuelle)

· Relancer les mutuelles pour les prises en charge (PEC) non réceptionnées

· Saisir les suppléments hôteliers (CP, lit accompagnant, repas...) dans le système de recueil

· Imprimer : bordereau de signature, bulletin d'hospitalisation, facture


En chambre :

· Passer en chambre pour remettre les papiers de sortie et encaisser les patients

· Clôturer les empreintes bancaires (s'il n'y a pas de reste à charge) et agrafer les justificatifs pour suivi comptable

Gestion des paiements et garanties

· Passer en chambre pour faire l'empreinte bancaire et rendre le chèque de caution (maternité)

· Faire les empreintes en chambre pour les patients qui n'ont pas fait leur préadmission (Médecine, urgence)


Organisation et suivi

· Classement des dossiers après traitement remise au pôle facturation

· Préparation/préfacturation des dossiers des sorties pour le lendemain sur HM

. Gestion du Portail Ramsay

· Valider les dossiers et intégrer sur HM

· S'assurer que chaque dossier patient est complet : vérifier l'ensemble des pièces administratives

· Valider et intégrer le dossier numérique sur HM

· Vérification des droits sur Amelie et scan de l'attestation

· Effectuer une demande de prise en charge

· Contacter les patients afin de leur proposer ou confirmer la vente d'une chambre particulière ou d'un autre service hôtelier.

· Appeler et informer les futures mamans inscrites via portail ; envoi mail récapitulatif
· Impression, création dossier papier, suivi passage DHE

· Envoie du questionnaire satisfaction


Gestion en l'absence de la collaboratrice du pôle mutuelle

· Gestion des présents journaliers

- Assurer le suivi des patients présents chaque jour, même si


· Récupération des éléments manquants

- Aller en chambre, avec l'aide de la gouvernante, pour collecter les documents ou informations manquantes auprès des patients, en particulier ceux entrés par les urgences (mutuelle, carte vitale, carte d'identité, empreinte cb).

Profil

Vous êtes titulaire d'un diplôme administratif ou secrétaire Médicale.
Une première expérience au sein d'un établissement de santé est indispensable.

Compétences organisationnelles :
- Développer une polyvalence entre le front office et le back office
- Faire preuve de rigueur (mise en oeuvre des procédures d'admission et identitovigilance)
- Organiser son travail au quotidien en fonction de l'activité, gérer ses priorités

Compétences relationnelles et d'adaptation :
- Faire preuve de disponibilité
- Accompagner les patients dans le processus d'admission

Avantages :

- CSE

- Restaurant d'entreprise : Le prix moyen pour un repas complet est de 4 euros (Entrée - Plat - Dessert).

- Un accompagnement dans votre carrière en encouragent la promotion interne et la mobilité

- Mutuelle prise en charge à 60% par l'employeur

- Participation et intéressement

- Politique QVCT (actions tout au long de l'année)

- Politique de prévention des risques professionnels

- Politique de Formation (plan de développement des compétences annuel)

- Prime d'ancienneté

- Un parking salarié gratuit et sécurisé et d'autres places payantes

- Titre de transport remboursé à hauteur de 50%

Clinique située à 20 minutes de la gare St Lazare et de la gare du Nord. A proximité de la gare d'Ermont Eaubonne (5 à 10 minutes à pied, RER C et Transilien H et J) dans un environnement calme et pavillonnaire.

Nous sommes attachés à l'égalité des chances et ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap (RQTH).