Secrétaire de Direction H/F

Adapeic

MISSIONS ET PROFIL DU POSTE
Missions transversales :
-Être l'interlocuteur privilégié de l'équipe de Direction sur l'organisation administrative de l'Offre Travail et Insertion,
Participer à la remontée des données statistiques annuelles,
Créer et mettre en forme les supports administratifs jugés nécessaires pour un partage commun avec l'équipe.
Accueil et communication :
-Réaliser l'accueil téléphonique et physique,
Assurer la réception du courrier entrant et sa répartition,
Réaliser tout courrier nécessaire au bon fonctionnement et demandé par le supérieur hiérarchique,
Assurer le suivi de la boîte e-mail de l'établissement,
Assurer le suivi et l'actualisation de l'affichage obligatoire,
Assurer le rôle d'interface avec les prestataires extérieurs (remise des clés, relais d'information, signature des registres).
Administratif :
Général
Compléter et mettre à jour les tableaux de suivis,
Archiver et classer les documents en lien avec les process de l'Association.
Process achat
Créer les demandes d'achats,
Suivre et réceptionner les demandes d'achat dans le logiciel métier,
Assurer le suivi des stocks de fournitures.
Présence et repas
Gérer les effectifs repas et commander dans le logiciel métier dédié,
Assurer le suivi du nombre de repas commandé,
Mettre à jour les états de présence et les statuts dans le logiciel métier.
Ressources Humaines:
Assurer le suivi des dossiers des travailleurs
Alimenter et mettre à jour le Dossier Unique de l'Usager,
Assurer l'accueil administratif et le suivi des travailleurs en situation de handicap conformément aux process internes (exemple : rédaction des contrats d'accompagnement par le travail et leurs avenants, suivi des fins d'accompagnement.),
Assurer le lien avec les fonctions supports pour traitement en paie conformément à la règlementation en vigueur et au règlement de fonctionnement des ESAT.
Assurer le suivi des dossiers des salariés
Préparer les fiches de rémunération des CDD pour la préparation paie (sous couvert du Responsable de Dispositif),
Assurer le suivi de la remise des CDD et de leurs retours,
Assurer le suivi des visites SPST,
Assurer le lien avec les fonctions supports pour traitement en paie conformément à la règlementation et aux process en vigueur,
Co-animer les réunions mensuelles de gestion RH avec le siège.
Comptabilité
Gérer la caisse établissement (formulaire de demande de retrait, complétude du brouillard de caisse et vérification des liquidités),
Remettre les demandes d'argent (validé par le/la RD) avec complétude du cahier de suivi

COMPETENCES REQUISES
- SAVOIR
- Maîtrise bureautique (Word, Excel, et les logiciels métier)
- Techniques de secrétariat (Normes rédactionnelles, Technique de prises de notes, .)
- Maîtrise de l'orthographe,
- Techniques d'accueil physique et téléphonique
- Méthode de classement et d'archivage
- Connaissance en comptabilité et ressources humaines
-Savoir Faire Tech et Methologique
- Être le relais et savoir transmettre les informations nécessaires à ses collègues cadres
- Être en mesure de former et accompagner ses collègues sur des missions de secrétariat
- Avoir une expression orale claire
- Recevoir et filtrer des communications, orienter ou transmettre les messages à la personne concernée
-Savoir Etre
- Être le relais et savoir transmettre les informations nécessaires à ses collègues cadres
- Être en mesure de former et accompagner ses collègues sur des missions de secrétariat
- Avoir une expression orale claire
- Recevoir et filtrer des communications, orienter ou transmettre les messages à la personne concernée

REMUNERATION
CCN 66, salaire de base (hors prime conventionnelles) 1 867,02€ brut + prime SEGUR (238€ brut)

DIPLOMES REQUIS
Titulaire d'un BTS gestion des PME, expérience professionnelle exigée 3 ans