Secrétaire Pédagogique H/F

Université de Valenciennes

Définition du poste

Le ou la secrétaire pédagogique a pour mission d'assister le Responsable Pédagogique (RP) de la formation dans l'organisation des enseignements et des évaluations et de la gestion des étudiants.

Le (la) Gestionnaire pédagogique est rattaché(e) hiérarchiquement à l'agent de catégorie B qui l'encadre

Activités et tâches:
- Accueil des étudiants (physique, téléphonique et mail)
- Information et orientation des usagers et collègues pour toutes les questions relatives à l'organisation administrative et pédagogique.
- Vérification des dossiers d'inscription administrative en lien avec le Pôle Formation et Vie Etudiante
- Gestion des absences des étudiants
- Gestion du cursus de l'étudiant
- Délivrance des documents nécessaires à sa scolarité
- Suivi des étudiants bénéficiant d'un PAEH
- Réponse aux différents enquêtes
- Mise à jour VT (vérification de l'intégration de la maquette pédagogique, intégration et répartition des étudiants groupes TD et TP)
- Gestion de l'organisation des emplois du temps dans le logiciel VT (placement des créneaux CM, TD, TP, cours vacataires, cours de langue, ...) en lien avec les Responsables pédagogiques et informer les Responsables pédagogiques de la saisie effectuée afin qu'ils puissent transférer l'information aux vacataires extérieurs
- Gestion quotidienne des emplois du temps (modifications des créneaux horaires et éventuellement des salles en lien avec les Responsables pédagogiques, recherche des conflits, saisie de réservations pour différents évènements INSA tels que soutenances, manifestations, ...)
- Echanges réguliers et partage des informations avec la cellule Vacataires

- Veiller au respect des règles, règlements et des calendriers des différents cycles
- Elaboration et mise à jour des effectifs (liste actualisée, émargement)
- Saisie et mise à jour des modalités de contrôles et de connaissances dans Pégase
- Gestion des évaluations (devoirs surveillés, examens: planification, surveillance, logistique, état de paiement surveillants)
- Saisie des notes dans le logiciel Pégase (Saisie des notes et résultats des étudiants dépendant de conventions entre Universités (Université Catholique de Lille) - ne concerne que certaines formations)
- Gestion des résultats (Diffusion des notes et résultats aux étudiants, préparation des jurys de semestre, élaboration des PV de semestre et annuel)
- Gestion de la diplomation et des autorisations d'inscription N+1 dans Pégase

Missions ou activités spécifiques liées au poste :
- Aide à la préparation et participation aux événements tels que réunions de pré-rentrée, Journée Portes Ouvertes, Cérémonie de Remise des Diplômes
- Gestion des enquêtes relatives aux étudiants