Assistante Administrative - Commune de Rognac H/F

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Missions d'accueil physique et téléphonique du service, de renseignement, de conseil du public en matière d'urbanisme et foncier
Missions d'accueil physique et téléphonique du service, de renseignement, de conseil du public en matière d'urbanisme et foncier

- Gestion des appels téléphoniques entrants - accueil téléphonique et renseignement ou redirection vers la responsable du service ou le directeur de l'aménagement du territoire ;
- Gestion des demandes de rendez-vous concernant l'urbanisme et le foncier ;
- Réception et enregistrement des dossiers de demande d'autorisation de droit des sols (en polyvalence avec les instructeurs de droit des sols), préparation à l'instruction (pochette, fiche d'instruction...), des déclarations d'ouverture de chantier et d'achèvement de travaux, des documents fonciers (déclaration d'intention d'aliéner) ou tout autre document ou courrier reçu ;
- Pré-instruction des ADS, en lien avec les instructeurs : vérification de la complétude, envoi des demandes de pièces complémentaires, consultations des services extérieurs (concessionnaires de réseaux, commissions accessibilité, sécurité, SDIS, entités administratives...) secrétariat des instructeurs, organisation des visites de conformité ;
- Recherche de documents archivés sur demande du public, et transmission au pétitionnaire ;
- Courrier et courriel en réponse aux professionnels de l'urbanisme (architectes, notaires etc...) aux visites de récolement ;
- Gestion des envois SITADEL, taxes et participations d'urbanisme ;
- Gestion de l'affichage et des registres d'urbanisme et des actes administratifs ;
- Gestion de la transmission des actes au contrôle de légalité.
- Gestion du courrier interne/ externe ;
- Préparation, gestion et traitement des parapheurs urbanisme et foncier ;
- Compte-rendu de réunion, mise en forme des documents, arrêtés municipaux, gestion des rendez-vous ;
- Tenue des registres administratifs ;
- Tenue des tableaux de suivi des dossiers (dossiers d'autorisation, du droit des sols, suivi des affaires foncières et des projets et demandes de faisabilité en cours) ;
- Classement et archivage des dossiers.
- Visite de recollement avec l'agent en charge du suivi de chantier en cas d'absence d'un agent dans le service ;
- Mise à disposition des registres d'enquête publique ou divers documents du service ;
- Prise de relais en l'absence des agents du service ;
- Mise en parapheur des courriers et actes du responsable du service pendant son télétravail ;
- Gestion du Répertoire des Immeubles Localisés (RIL) en lien avec le service de l'état civil et de l'INSEE : Recensement sur le terrain, par les archives, par contact téléphone / mail, gestion des entités adressées notamment via le logiciel RORCAL, veille et documentation sur le sujet ;