Assistant de Direction - Sitru Traitement des Résidus Urbains de la Boucle de la Seine H/F

Etablissements publics de coopération intercommunale

L'assistant de direction assure, sous l'autorité de la direction, l'instruction, la préparation, la formalisation et le suivi de dossiers administratifs relevant de l'administration générale.
Il contribue à la sécurisation des procédures du syndicat, à la préparation et au suivi des instances, à la gestion des actes administratifs, au suivi administratif de marchés publics et à l'organisation de l'archivage.

1/ Gestion et suivi des actes administratifs - Préparation et suivi des assemblées et réunions
-Assurer le suivi des actes administratifs relevant du périmètre du poste (sauf ressources humaines),
-Préparer les dossiers nécessaires à la tenue des instances
-Participer à l'élaboration de l'ordre du jour des comités syndicats en lien avec la direction,
-Rédiger les délibérations récurrentes, notes, courriers et documents administratifs afférents,
-Assurer le contrôle formel des dossiers avant transmission
-Réaliser le suivi des formalités administratives : transmission au contrôle de légalité, affichage, diffusion aux différents partenaires, classement, tenue des registres.
-Veiller au respect des échéances et à la régularité administrative des actes traités
2/ Préparation et suivi des marchés publics
-Participer à l'instruction des procédures de commande publique relevant du syndicat, en particulier les marchés à procédure adaptée ;
-Rédiger les rapports de présentation et les pièces administratives des marchés publics.
-Vérifier la complétude des dossiers de candidatures et d'offres.
-Assurer le suivi administratif des procédures engagées et le suivi de l'exécution des marchés confiés, notamment le marché de nettoyage des locaux.
-Signaler à la hiérarchie les échéances, pièces manquantes et points de vigilance nécessaires à la sécurisation des procédures
3/ Archivage et gestion documentaire
-Mettre en oeuvre et suivre l'organisation de l'archivage en lien avec le centre de gestion
-Assurer le rôle de référente archivage pour le syndicat
-Veiller à la bonne application des règles de classement, de conservation et de traçabilité des documents.
-Contribuer à l'amélioration des pratiques internes de gestion documentaire.
4/ Appui administratif qualifié à la direction
-Rédiger des courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux et documents administratifs
-Rechercher, sélectionner et restituer les informations utiles au traitement des dossiers, notamment réglementaires.
-Préparer et mettre en forme les dossiers destinés à la direction, aux élus et aux partenaires.
-Gérer et actualiser les bases d'information et outils de suivi du service.