Assistant Administratif et Assistant de Direction H/F

F R B

Contexte et missions principales
1/ Tâches en lien avec le responsable du pôle administratif, informatique, financier et RH (50%)
- Traitement des courriers et courriels reçus sur l'adresse principale de la Fondation
(enregistrement, tri, diffusion et archivage);
- Support RH avec coordination des recrutements (sollicitation documents administratifs,
accueil, création de compte informatique, gestion badge accès, visite locaux, logiciels, relais
du responsable informatique si nécessaire)
- Suivi et mise à jour des procédures administratives, du guide des procédures de la FRB
- Mise en oeuvre du plan de formation et accompagnement des salariés de la FRB dans les
démarches d'inscription et de financement des formations (ex : compte formation, OPCO) ;
organisation des formations collectives sur les sujets administratifs et de ressources humaines
(harcèlement, dynamiques collectives, langues étrangères, outils bureautiques)
- Collecte et synthèse des éléments de variables de paie, et interface avec le pôle cabinet social
sur ce sujet, ainsi que sur la gestion des absences et arrêts maladie, en suppléance.
- Rédaction de documents confidentiels et gestion des dossiers du personnel
- Pilotage d'éléments dans le système d'information RH (Lucca absences et feuilles de temps) et
analyses statistiques à la demande des pôles, du CSE ou de la direction
- Tenue à jour du DUERP et RPS et du règlement intérieur des services
- Tenue à jour et information des salariés sur les affichages obligatoires
- Mise en place une bibliothèque de modèles / de conventions-types
- Information régulière des salariés, à partir de l'analyse des situations individuelles, sur les
droits et obligations de chacun ; participation à l'infolettre du pôle
2/ Assistance de la direction et de la présidence (20%)
Sous l'autorité directe de la directrice générale et du président, la personne recrutée assurera les
missions d'assistance de la direction et de la présidence (20%), et notamment :
- Premier contact et prise de rendez-vous de la directrice et du Président ;
- Préparation et suivi des conseils d'administration (mise en forme de documents, envoi aux
membres, rédaction des décisions, procès-verbaux)
- Organisation logistique (ordres de mission, réservation de salle, restauration, etc) pour les
différentes assemblées et conseils.
3/ Tâches en lien avec les autres gestionnaires administratives et de secrétariat général (30%)
- Appui des pôles à la gestion logistique des déplacements internes et externes (ordres de
mission, réservation train, avion, hôtel, des notes de frais, etc.) ;
- Appui logistique aux pôles pour la planification des réunions, et des événements (réservation
de salle, restauration, publipostage de badges, etc.) et tenue d'un fichier de salles et de
prestataire de restauration à jour.
- Gestion des fournitures du service, des matériels de bureau et de l'approvisionnement général
permettant de contribuer au bon fonctionnement des locaux ; Suivi des contrats fournisseurs
et logistique.
- Recherche de prestataires et négociation de conventions (hébergement, restauration)
Si appétences démontrées :
- Relais du responsable informatique, en support premier niveau
- Participation à la communication interne
Polyvalence requise pouvoir suppléer les autres gestionnaires administratives du pôle.
Le ou la salariée pourra être appelé(e) à participer ponctuellement à d'autres tâches
administratives et de vie collective nécessaires au bon fonctionnement de la FRB (amélioration des
espaces et moments de convivialité)
Profil recherché
Le poste s'apparente à celui d'un-e secrétaire polyvalent-e / assistant-e de direction : il suppose
une forte polyvalence, une capacité à gérer simultanément des sollicitations variées et à en
hiérarchiser les priorités, un excellent sens du relationnel - le ou la titulaire étant souvent le
premier point de contact pour les interlocuteurs