Assistant de Gestion H/F

L'annexe

CDI à partir de Septembre 2026, rémunération à preciser selon profil et experience

Vos missions :

Rattaché·e à la Direction, vous l'assistez activement dans la gestion administrative, financière et RH de l'entreprise. Vous jouez un rôle central dans l'organisation quotidienne de l'agence, le suivi de la facturation et la gestion des outils numériques, tout en assurant une interface fluide avec les partenaires externes.

Gestion administrative générale & outils numériques

Assurer la gestion quotidienne du bureau : courrier, appels téléphoniques et réunions

Garantir le rangement et l'organisation du Drive et du Notion de l'agence

Classement et mise à jour des documents comptables et administratifs

Gérer les accès aux outils numériques (Drive, Notion) pour les salariés et les prestataires externes

Tenir à jour les répertoires de l'agence : gestionnaire de mots de passe, inventaire du matériel, carnet de contacts utiles

Mise à disposition des équipes des documents administratifs et comptables lié à l'opérationnel (collecte du Kbis, des attestations URSSAF, RCPro, liasse fiscale, etc.)

Facturation & Comptabilité

Gérer la facturation clients : suivi hebdomadaire des échéances, envoi des factures après validation et relances des encours

Gérer la facturation fournisseurs : édition des bons de commande, collecte et vérification des factures, relances et règlements

Gérer les notes de frais : collecte, vérification de la conformité, validation et exports

Assurer le suivi quotidien avec l'expert-comptable et la DAF

Assurer le suivi analytique des projets en cours et vérifier la cohérence entre la comptabilité et les budgets prévisionnels

Ressources Humaines

Gestion des salariés intermittents : déclarations d'embauche (DUE), suivi de l'envoi et de la signature des contrats

Centraliser et fiabiliser les données variables de paie mensuelles (avances, congés, arrêts maladie)

Transmettre les informations au gestionnaire de paie et assurer le suivi avec ce dernier

Profil recherché :

Expérience préalable réussie sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de l'événementiel ou des agences de services

Excellentes compétences organisationnelles et administratives, avec une capacité démontrée à gérer plusieurs dossiers de front avec rigueur

Excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques (MacOs, Word, Excel, Notion, Google Workspace, outils d'IA) et notions de base en hygiène informatique

La connaissance de logiciels de gestion financière ou comptable est un plus

Autonomie, dynamisme, proactivité et fort esprit d'équipe

Excellentes qualités relationnelles, discrétion absolue et sens de la confidentialité