Gestionnaire Administratif Transversal H/F

Université de Picardie Jules Verne

Activités principale

• Accompagner les élèves dans la recherche et la mise en place de leur contrat d'apprentissage, en lien avec les responsables pédagogiques, le CFA et les entreprises, et contribuer au développement des relations écoles-entreprises par la prospection de nouvelles structures d'accueil.
• Assurer le lien administratif avec le CFA FORMASUP : suivi des dossiers, relances, transmission des informations nécessaires à l'établissement des contrats et consolidation des données.
• Participer à la configuration, au suivi et à la mise à jour de la plateforme de suivi des apprentis.
• Assurer le suivi des émargements, absences et justificatifs ; contrôler ou saisir les données dans les outils dédiés ; transmettre les suivis aux entreprises selon la périodicité définie.
• Contribuer à la remontée des informations budgétaires par spécialité et au suivi des données utiles au pilotage de l'alternance.
  
  
• Apporter un appui administratif à la structuration des actions de formation continue.
• Assurer l'organisation administrative et logistique des formations courtes : constitution des dossiers, planification, inscriptions, convocations, feuilles d'émargement, bilans et archivage.
• Contribuer au suivi administratif des démarches de VAE, en lien avec le SFCU et le référent VAE de l'école.
• Centraliser les informations nécessaires au suivi des actions, à la facturation éventuelle, aux bilans et aux indicateurs d'activité.
  
  
• Mettre à jour des tableaux de suivi fiables sur les contrats, les absences, les entreprises partenaires, les actions de formation continue et les indicateurs d'activité.
• Contribuer à la formalisation de procédures internes et à l'amélioration continue des pratiques administratives.
• Apporter un soutien administratif et logistique à la chargée des relations extérieures pour les actions de communication, de partenariat et de valorisation de l'école.
  
  
• Participer à la campagne de collectede la taxe d'apprentissage : suivi des contacts, relances, tableaux de bord et bilans.
• Contribuer à l'animation administrative du réseau Alumni : actualisation des contacts, appui aux actions et suivi des sollicitations.
• Apporter un appui administratif ponctuel au BDE et aux actions de vie étudiante lorsqu'elles participent au rayonnement ou au fonctionnement de l'école.
  
  
• Participer à l'organisation logistique des événements de l'EiJV : journées thématiques, remise de diplômes, forums, salons, journées portes ouvertes, rencontres avec les entreprises et actions de promotion de l'école.
• Suivre la participation des élèves ingénieurs aux forums lycées, notamment dans le cadre des projets solidaires ou des actions de représentation de l'école.
• Préparer les aspectspratiques des participations aux forums et salons : planning de présence des personnels.