Assistante Administrative de Direction - Saint-Gilles H/F
Communes
- Saint-Gilles - 30
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Le collaborateur est placé sous l'autorité directe de la Directrice Enfance et Petite Enfance
Prise de poste au 1er septembre 2026
MISSIONS
Missions administratives
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction
- Rédiger des documents administratifs (certificats administratifs, décisions et délibérations courantes et récurrentes) de la direction
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, comptes rendus ...
- Gérer administrativement le service enfance (déclaration TAM, données activités CAF...)
- Participer à l'organisation du recrutement des vacataires ou saisonniers du service enfance.
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service enfance
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions de la direction (réserver un lieu, inviter les participants...)
Missions financières
- Régisseur de recettes suppléant du service enfance (périscolaire et extrascolaire) et de la régie d'avance ALSH-ALP
- Traiter les factures des services de la direction (Enfance et EAJE)
- Suivre et respecter les marchés de la direction
- Rédiger les bons d'engagements et prendre les commandes des services de la direction
- Suivre le budget du service enfance
Missions spécifiques
- Continuité de service en cas d'absence de la directrice Enfance- Petite Enfance
- Accompagner les agents du GUE sur les aspects techniques
(Gestion des incidents et demandes d'inscription particulières) :
- Réponses récurrentes qui ne demandent pas un arbitrage par la directrice Enfance.
- Réponses plus complexes en collaboration avec la directrice Enfance
- Renfort ponctuel au service des affaires scolaires
- Assurer la relation avec la société Abélium en lien avec la directrice Enfance
- Paramétrer les éléments sur logiciel Abélium
- Veille de la Gestion Electronique de Documents (GED) sur le logiciel
Le profil recherché
Savoirs
- Environnement territorial, acteurs institutionnels, sociaux, culturels et associatifs locaux
- Procédures comptables et administratives
- Communication orale et écrite
- Connaissances des progiciels et des procédures de la direction
- Techniques de secrétariat
Savoirs faire
- Apprécier la validité des pièces justificatives
- Contrôler les factures
- Identifier un problème
- Maitriser l'outil informatique
- Planifier son travail
Savoirs être
- Rigoureux, méthodique, disponible
- Discrétion et secret professionnel
- Autonomie et sens de la hiérarchie
Publiée le 05/07/2026 - Réf : O030260703001479
