Assistant de Direction 36608 - Region Hauts-De-France H/F

Conseils régionaux

Contexte du poste :
Le Pôle Proximité, Rayonnement, Culture et Sport, conçoit et met en oeuvre des politiques publiques (culture, sport, jeunesse et vie associative), des outils (antennes Régionales, numéro vert) et des dispositifs et aides individuelles qui contribuent tant au rayonnement qu'à l'action de proximité de la Région, dans le cadre de compétences partagées et d'un dialogue constant avec l'ensemble des acteurs du territoire régional (État, Collectivités, acteurs culturels, sportifs, associatifs, de la jeunesse).

Finalité du métier :
Apporter un appui permanent au manager (Elu-e, responsable de Pôle, directeur-trice, responsable de département) en terme d'organisation personnelle, de suivi d'activités, d'information et d'accueil. Jouer le rôle d'interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).

Activités du métier :
Organiser la vie professionnelle du manager (gérer l'agenda, organiser les déplacements, réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, assurer le classement et l'archivage des dossiers)
Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour)
Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus
Assurer un suivi des actions validées en réunion
Filtrer et Relayer les éléments d'alerte au manager
Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l'entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l'entité)
Assurer la gestion et l'orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques)
Assurer l'accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages)
Participer ponctuellement à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés

Activités spécifiques :
Assister la Directrice Générale Adjointe dans le suivi et le pilotage des activités et dossiers coordonnés par celui-ci en lien étroit avec les Conseillers Techniques et les directions du Pôle, ainsi que les assistants des Vice-Présidents en charge des politiques mises en oeuvre par le Pôle (coordination des agendas, coordination de la préparation des dossiers et rencontres mobilisant plusieurs directions et/ou missions, etc.)
Prendre connaissance des courriers et notes transmises à la DGA et proposer les corrections le cas échéant
Préparer les réunions de la DGA
Orienter rapidement les demandes et sollicitations vers les directions concernées