Assistant des Services Généraux H/F

Ingerop Conseil et Ingenierie (Ici)

Description du poste

Rattaché(e) aux services généraux ainsi qu'à l'agence de Lyon, vous serez aidé dans vos tâches avec l'appui d'un chargé d'accueil à temps partiel le matin et vous prendrez en charge les divers missions suivantes :
Tâches transverses liées à l'accueil en appui avec le chargé d'accueil :
* Filtrer les appels téléphoniques et les accueils physiques
* Gérer les messages électroniques de la boite mail de l'agence de Lyon
* Gérer les badges d'accès de l'agence
* Réceptionner le courrier et les colis / diffusion / affranchissement
* Veiller au rangement des salles de réunions et cafétaria
* Assurer le suivi des statistiques des données liées aux services généraux.
* Aider la logistique des manifestations évènementielles (Syntec, Formations, Midi IVM, Semaine DD, Duo Day, QVT Lyon, Mai à vélo, Semaine du handicap,...)
Tâches transverses à la logistique de l'agence :
* Gérer l'intendance de l'agence et des collaborateurs du site
* Assurer le suivi des équipement de reprographie de l'agence et des outils de visioconférence
* Occuper le poste de correspondant informatique local dans le cadre de gestion du parc informatique
* Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
* Piloter la maintenance des équipement de reprographie de l'agence et des outils de visioconférence
* Piloter la maintenance des véhicules de l'agence (programmer les entretiens, emmener les véhicules au garage)
* Assurer le suivi des contrats de nettoyage des locaux, de recyclage du papier, de maintenance de certains matériels spécifiques (extincteurs, fontaine à eau, machine à café, etc.)
Assistance au responsable d'agence :
* Organiser et préparer les réunions d'agence d'information et d'accueil des collaborateurs
* Mettre à jour régulièrement les plans de positionnement des salariés
Assistance au responsable des services généraux :
* Assurer un appui au responsable des services généraux sur le périmètre ACE
* Suivre les travaux liés à l'agrandissement et à la croissance de l'agence.
* Intervenir sur les agences ACE en fonction des besoins
* Garantir la sécurité des biens et des personnes

Qualifications

De formation supérieure type Bac +2 dans le domaine de l'assistanat manager, vous bénéficiez d'une expérience réussie de 3 ans minimum sur un poste similaire.
Vous maîtrisez parfaitement les outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint).
La maîtrise de l'anglais serait appréciée.
Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités de rigueur, d'organisation et d'autonomie.
Vous communiquez facilement avec un esprit ouvert et collaboratif.
Le sens du service, la proactivité, la parfaite aisance rédactionnelle et la discrétion sont des impératifs pour le poste.