Secretaire de Direction H/F
Madiv'prestations
- Le Lamentin - 972
- CDD
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 3 ans min.
Détail du poste
Dans le cadre d'un remplacement de congés, nous recherchons un profil de secrétaire de direction (H/F) pour effectuer les tâches suivantes :
-1- secrétariat
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
- Dispatcher le courrier reçu
- Expédier le courrier départ (achats de timbres, affranchissement recommandé..),
- Gérer le matériel
- Classer et archiver les documents
- Assurer la gestion administrative de l'entreprise
2- SECRETARIAT DE LA DIRECTION
- Gérer les rendez-vous de la direction
- Gérer les agendas (ateliers, réunions et évènements) de la direction
- Réservation de voyages d'affaires
- Mettre en forme des documents : études, textes, présentation powerpoint et tableaux
o Saisie des tableaux statistiques et des fiches documentaires
o Préparer les supports, assurer la logistique
o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Rédiger des courriers
- Garantir le fonctionnement efficace de l'activité de la directrice générale et contribuer à l'organisation de la vie interne,
- Déplacements professionnels
o Effectuer des déplacements via le véhicule de service à la demande de la Direction
o Achats fournitures, produits d'entretiens, eau, etc..
Le profil recherché
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de gestion administrative,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Classer des documents,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Services administratifs combinés de bureau
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Publiée le 03/07/2026 - Réf : 210RLSV
