Carrière - Développement RH - Formation H/F

Hôpital Cochin - Port-Royal

· L'assistant de formation assiste le responsable de formation dans la mise en place, le suivi et l'évaluation des différentes activités de formationcollectives et individuelles.
· Référent de plusieurs DMU ou directions pour le suivi de leur plan de formation ainsi que pour certaines thématiques de formation en lien avec l'équipe du service, il participe ou est en charge de nombreuses étapes du processus de formation.


Gestion administrative, économique et financière des actions de formation:
· Gérer et suivre les formations collectives et individuelles des DMU ainsi que les formations internes de son périmètre
· Recueillir et vérifier les éléments constitutifs des demandes individuelles de formation des agents: constitution et suivi des dossiers dans le respect de la réglementation
· Etablir les ordres et états de frais de missions ainsi que les décisions de paiement, selon la réglementation,des formations de son périmètre : vérification des justificatifs reçus et transmission au service paie pour traitement
· Participer au processus achat: recherche de prestataire, recueil des devis, contrôle des qualifications du prestataire
· Créer des demandes d'achat sur SAP et gérer les relations avec les prestataires extérieurs jusqu'à la facturation en lien avec le service achats
· Enregistrer les actions de formation organisées en interne et gérer les inscriptions selon les modalités d'inscription définies
· Récupérer et saisir les questionnaires de satisfaction
· Assurer l'enregistrement des formations sur l'outil dédié
· Appliquer les règles de bonnes pratiques (HR, BI, SAP, intranet) envoyées par le CFDC
· Assurer le classement et l'archivage des dossiers formation conformément à la règlementation

Participation aux activités du service et leur suivi
· Collaborer avec les autres membres de l'équipe formation selon les variations d'activité
· Renseigner et actualiser les tableaux de suivi d'activité et budgétaires
· Participer à des réunions de services et/ou groupes de travail / évènements de communication interne
· Diffuser l'offre de formation: intranet, mailing aux cadres ou au public cible
· Effectuer l'accueil physique et téléphonique, participer à des permanences sur les différents sites
· Réserver les salles pour les actions de formation et anticiper la mise à disposition des moyens nécessaires
· Assurer l'ouverture et la fermeture des salles de formation, accueillir et renseigner intervenants et stagiaires
· Superviser l'installation et l'état des salles de formation, contrôler le bon fonctionnement du matériel.