Office Manager H/F BATI PULSE

Notre client est une entreprise à taille humaine, reconnue pour son savoir-faire dans les domaines du traitement de façades et de la couverture traditionnelle. Forte de son expertise et de sa proximité avec ses clients, elle accompagne depuis plusieurs années une clientèle de particuliers dans leurs projets de rénovation, de réparation et d'entretien de l'habitat. Implantée dans le Val-de-Marne, l'entreprise intervient principalement sur des chantiers locaux, lui permettant de développer une relation de confiance avec ses clients et de garantir un service de qualité. Réactive et exigeante, elle attache une grande importance à la satisfaction client ainsi qu'à la qualité des prestations réalisées.

Dans le cadre d'un prochain départ en retraite, nous sommes à la recherche d'un Office Manager (F/H). Véritable bras droit de la direction, vous aurez pour missions principales de garantir le bon fonctionnement administratif, commercial et matériel de l'entreprise. Vous organisez le quotidien de la direction, accompagnez l'équipe commerciale dans leur suivi administratif, pilotez l'aspect RH et social, les services généraux et achats. Vous collaborez également avec l'équipe de travaux sur les démarches administratives (autorisations de voirie) et assurez l'interface avec les partenaires externes (clients, fournisseurs, prestataires, cabinet comptable et organismes sociaux du bâtiment).

Voici en détails les responsabilités et activités principales du poste :

Assistanat de direction
- Gestion de l'agenda, des rendez-vous et de l'organisation des déplacements de la direction
- Organisation des réunions, préparation des dossiers et rédaction de comptes rendus
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents
- Suivi et classement des dossiers, gestion documentaire et archivage
- Appui à la communication interne et à l'organisation des événements internes

Accueil et assistanat commercial
- Standard téléphonique et accueil
- Réception et qualification des demandes entrantes (appels clients et prospects)
- Prise de rendez-vous : qualification et planification des RDV dans les agendas des commerciaux
- Suivi administratif de la relation client et mise à jour du CRM

Gestion administrative, comptable et financière
- Devis et factures : établissement, suivi, relance et suivi des paiements
- Passerelle avec le cabinet comptable : collecte, vérification et transmission des pièces (factures, justificatifs, variables de paie), suivi des échanges - hors saisie comptable
- Suivi des notes de frais et des règlements fournisseurs
- Tenue et mise à jour des tableaux de bord de gestion

Services généraux et achats
- Locaux : suivi du bon fonctionnement des locaux, des équipements et des fournitures
- Nouveaux locaux de Chelles : participation à l'aménagement et à l'installation
- Achats courants : commandes de fournitures et de consommables, vérification des livraisons
- Fournisseurs et prestataires : relation et suivi (télécom, informatique, assurances, services généraux), suivi des contrats de fonctionnement

Appui à la conduite de travaux
- Autorisations de voirie : demandes d'occupation du domaine public (permis de stationnement pour échafaudage, benne, dépôt de matériaux) auprès des mairies, en appui du conducteur de travaux
- Préparation et suivi administratif des pièces et autorisations de chantier

Administration RH et social (BTP)
- Dossiers du personnel : tenue des dossiers, suivi des congés et des absences
- Formalités d'embauche : DPAE, préparation des éléments contractuels en lien avec la direction, organisation de l'intégration des nouveaux arrivants
- Spécificités sociales du bâtiment : déclarations à la caisse CIBTP (congés payés, intempéries), cartes d'identification professionnelle BTP, affiliation et suivi PRO BTP (retraite, prévoyance, mutuelle)
- Médecine du travail : organisation et suivi des visites (embauche, périodiques)
- Suivi administratif des actions de formation