Assistant de Direction - Direction des Soins H/F

Hopital Paul Brousse

Missions générales :
Assister le directeur des soins de l'hôpital Paul Brousse dans l'organisation quotidienne du travail
Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique.

Missions spécifiques :
Accueil du public, ainsi que du personnel soignant de l'hôpital
Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
Gestion de l'agenda du Directeur des Soins
Organisation des rendez-vous, planification des réunions de direction, de service (DMU, encadrement, groupe de
travail)
Suivi des effectifs en lien avec le CSS des DMU et Responsable RH de la direction des soins
Réception des appels téléphoniques
Gestion du courrier
Constitution de dossiers, suivi administratifs des dossiers de recrutement
Classement et archivages de documents et dossiers numérisés et papier
Frappe du courrier, de compte-rendu divers, de notes, etc.
Elaboration de supports de communication, mettre en forme et valoriser des supports écrits
Réservation de salles et installation du matériel nécessaire, prise en charge des aspects logistiques pour l'organisation
des réunions de la DSAP site ou GHU.
Contribution à l'organisation de prestations d'accueil pour des publics hospitaliers (encadrement, étudiants,
personnels médicaux et paramédicaux, etc)

Particularités du poste :
Gestion des stocks de fournitures de bureau
Participation à la continuité du secrétariat entre assistant DSAP et assistant direction de site
Mise en oeuvre de la gestion documentaire
Missions ponctuelles, après formation, de remplacement des assistantes du SICS ( Equipe des Moyens de suppléance
de la DSAP)
Conception de supports de communication de la direction des soins

AVANTAGES
Horaires fixes

HORAIRES DE TRAVAIL
Horaires : 9h-16h30 (7h30/jour)
Quotité de temps : 37h30

COMPÉTENCES REQUISES
Connaissances particulières :
Bonne connaissance en orthographe et français
Formation à l'accueil et secrétariat
Connaissance et utilisation maîtrisée des logiciels Word, Excel et Power Point, méthode de classement
Capacité à se former aux outils et logiciels métier : Gestime, Smax, SAP, Saphir, logiciel de gestion des salles, etc

Qualités professionnelles requises :
Sens des relations humaines
Discrétion
Secret professionnel
Sens des responsabilités
Sens de l'organisation
Capacité à prendre des initiatives
Savoir prioriser les activités et gérer l'urgence
Créativité
Rigueur
Dynamisme
Disponibilité

PRÉ-REQUIS
Formations et/ou qualifications requises :
Maîtrise des outils informatiques
Savoir gérer un agenda
Classer des documents
Prendre des notes, mettre en forme des documents
Faire des synthèses
Préparer des dossiers

EXPÉRIENCE REQUISE
Expérience de secrétariat de direction

ÉVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE
GESTION DE LA PRÉVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L'ACTIVITÉ
Travail sur écran

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES
Adaptation du poste de travail

SURVEILLANCE MÉDICALE
Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.
Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le
titulaire du poste devra se conformer.