Adjoint Administratif H/F
Epsm de L'agglomeration Lilloise
- Roubaix - 59
- CDD
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 an min.
Les compétences pour ce job
- Français
- Excel
Détail du poste
A PROPOS DU SECTEUR :
Le CAPI est une unité d'hospitalisation intersectorielle en relation et en articulation permanente avec les 4 secteurs de Psychiatrie Générale Adulte roubaisiens. Accueil temps plein de court séjour d'une capacité de 20 lits.
Le poste est un CDD de 5 mois maximum du 01/08/2026 au 03/01/2027 à temps plein (35h), horaire de journée avec 30 minutes de coupure repas.
Le poste est basé sur l'hôpital Lucien Bonnafé à ROUBAIX.
La rémunération est fixée par la grille des Adjoints Administratif de la fonction publique Hospitalière.
LES MISSIONS :
- Accueil physique et téléphonique
- Recueil et saisie des données administratives relatives aux patients, avec vérification des informations dans le cadre de l'identito-vigilance
- Encodage des diagnostics
- Gestion des documents « Vigilan'S »
- Archivages et classement de documents
- Participation aux réunions médicales et infirmières quotidiennes et aux transmissions infirmières quotidienne
- Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux
- Gestion de la messagerie informatique, diffusion et affichage de documents interne
- Gestion des transports sanitaires
- Gestion des commandes fournitures, papeterie.
- Traitement des courriers, des dossiers et documents médicaux
- Programmation et gestion des consultations post-crise
- Mise à jour des indicateurs du service : recueil des données journalier, exploitation et mise en page des données sous forme de tableaux et graphiques, présentation des statistiques lors de chaque réunion institutionnelle
- Mise à jour des plannings des médecins
- Participation et réalisation de comptes rendus lors des réunions institutionnelles, de service
- Gestion des dossiers en relation avec la commission des usagers
- Saisie de l'activité des consultations psychiatriques au service des Urgences de l'Hôpital Victor Provo
- Gestion des dossiers patients du dispositif de la ré-écoute des suicidants
Vous serez en lien avec les médecins, cadre de santé et infirmiers du pôle, les différents secrétariat, le service des admissions et du standard et les établissements de santé extérieurs pour les rendez vous, renseignements et informations.
LE PROFIL RECHERCHE :
- Expérience souhaitée en secrétariat médical
- Dans le cadre de la continuité de service vous êtes en capacité d'assurer l'ensemble des missions dévolu au secrétariat
- Esprit d'initiative
- Disponibilité
- Adaptation rapide et efficace
- Capacité de travailler en équipe
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle
- Sens de l'organisation et des responsabilités,
- Méthodique
- Capacités à hiérarchiser et prioriser les activités de secrétariat à réaliser
- Parfaite connaissance des outils bureautiques (suite Microsoft, outils de gestion Excel, Word) et logiciels institutionnels
- Connaissance en législation hospitalière et vocabulaire psychiatrique indispensable
COMPETENCES ET FORMATION
- Bac ST2S ou diplôme équivalent
- Capacité à se former en fonction de l'évolution des métiers
- Connaissance du projet et du dispositif de soins psychiatrique
- Connaissance des différents partenaires et de leurs missions.
- Formations aux outils informatiques, aux procédures administratives.
- Participation à l'évaluation et l'amélioration des organisations, à la démarche qualité, à l'évolution du projet institutionnel
- Connaissance de la législation en lien avec la prise en charge des mineurs
Toute candidature sans expérience en secrétariat médicale ne sera pas retenu.
Le profil recherché
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Normes rédactionnelles,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée
Langues: Français souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités hospitalières
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Publiée le 30/06/2026 - Réf : 210JPFB
