Alternance - Assistant Administratif - Office Manager H/F Icademie

Rejoignez une entreprise dynamique et préparez un diplôme reconnu avec ICADEMIE, spécialiste de la formation à distance.

ICADEMIE accompagne son entreprise partenaire, leader mondial des solutions de verrouillage, dans le recrutement de sa/son futur(e) assistant administratif & Office Manager H/F en alternance.

Ce poste, basé à Villebon-sur-Yvette (91), est à pourvoir dès septembre 2026.

En postulant, vous manifestez votre souhait de rejoindre ICADEMIE pour préparer un diplôme reconnu du Bac +2 au Bac +5, tout en développant vos compétences directement sur le terrain.

Vos futures missions :

Administration générale et coordination interne

• Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, envoi, suivi).

• Assurer le classement, l'archivage et l'organisation des documents (papier / serveur).

• Rédiger ou mettre en forme des courriers, mails et documents, administratifs

Office Manager /Services Génraux

• Gérer les commandes de fournitures et consommables (bureau, boissons, pharmacie...).

• Suivre le matériel et les équipements (imprimantes, machine à affranchir, consommables...).

• Coordonner certaines interventions ou besoins avec les prestataires / fournisseurs.

• Participer au suivi administratif de sujets liés au fonctionnement courant de l'entreprise.

• Vérification des factures ESAT. RSE (EcoVadis, rassembler les certifications, le DUE, rapports RSE...).

• Gestion des formations SST et EPI, autorisation électrique.

• Gestion des prestataires du bâtiment.

• Mise à jour, formalisation et amélioration de procédures internes.

• Participation ponctuelle à des projets transverses (organisation, RH, outils de suivi,

etc.).

Coordination des activités internes internes (formations / évènements / support équipes

• Gérer l'administratif des formations (contrats, inscriptions, logistique, accueil des participants).

• Participer à l'organisation logistique d'évènements internes et externes.

• Répondre aux demandes simples des équipes commerciales (envoi de documentation, besoins ponctuels...).

Support administratif et suivi de gestion

• Compiler les justificatifs et saisir les notes de frais.

• Gérer la flotte de véhicules (entrées/sorties, état des lieux ,contraventions)

• Vérifier certaines factures (fournisseurs / sous-traitants) et assurer leur suivi administratif.

• Mise à jour des tableaux de suivi (commandes, dépenses courants, consommations...).

Votre profil :

• Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Utilisation efficace des outils collaboratifs (Outlook, Teams, SharePoint).

• Aisance dans la gestion administrative et le suivi de dossier.

• Bonne capacité rédactionnelle (mails, courriers, compte rendus simples).

• Anglais intermédiaire apprécié.

• Rigueur et sens de l'organisation.

• Polyvalence et capacité d'adaptation (environnement PME).

• Autonomie et prise d'initative.

• Bon relationnel et sens du service.

• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à prioriser.

• Discrétion et fiabilité dans le traitement des informations
  

Rémunération : selon la grille légale de l'alternance, en fonction de votre âge et de votre niveau d'études. La formation est également financée à 100% dans le cadre de l'alternance.

Le processus de recrutement :

• Vous postulez

• Nous vous contactons pour un premier entretien de pré-sélection par téléphone afin de confirmer votre projet et votre éligibilité à nos formations

• Nous vous accompagnons ensuite dans la constitution de votre dossier et la préparation de vos entretiens

• Vous intégrez votre entreprise et votre formation Icademie !

🎓 Seuls les candidats souhaitant suivre une formation Icademie pourront être présentés à l'entreprise et bénéficier de notre accompagnement.

Type de poste : Alternance

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