Secrétaire des Centre d'Incendie et de Secours de Marquion et Vitry-En-Artois H/F
Services départementaux d'incendie et de secours
- Saint-Laurent-Blangy - 62
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public autres
Détail du poste
Le (la) secrétaire réalise le traitement administratif de dossiers et transmet les informations pour le compte du (de la) chef(fe) de centre d'incendie et de secours (CIS) et de son adjoint(e). Il (elle) accueille et renseigne les agents et/ou les interlocuteurs(rices) externes de l'établissement. Il (elle) peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.
Mission(s) principale(s) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- Organiser et gérer l'agenda de son/ses supérieur(s) hiérarchique(s) ;
- Préparer, rédiger et éditer des documents ;
- Gérer les aspects logistiques et les moyens matériels du service ;
- Assurer la gestion du courrier et des courriels (collecte, enregistrement et répartition) ;
- Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel ;
- Fournir une information de premier niveau au personnel du centre d'incendie et de secours ;
- Renseigner les tableaux de suivi et mettre à jour les bases de données ;
- Prendre en charge la gestion administrative et logistique de l'engagement des sapeurs-pompiers volontaires ;
- Gérer l'organisation administrative et logistique des cérémonies protocolaires et officielles.
Mission(s) secondaires(s) :
- Assurer la mise à jour des panneaux d'affichage du CIS.
Le profil recherché
Savoir :
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS62 ;
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
- Techniques de gestion de planning ;
- Techniques rédactionnelles des écrits administratifs ;
- Principes de la gestion des stocks ;
- Règles de classement et d'archivage ;
- Règles et procédures administratives relatives au domaine d'activité ;
- Connaissance du statut de sapeur-pompier ;
- Gestion administrative du courrier et des courriels ;
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
- Outils bureautiques.
Savoir-faire :
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus...) ;
- Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Synthétiser les informations et renseigner les agents du CIS ;
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Recenser les besoins, réaliser les demandes de devis et gérer les commandes ;
- Suivre les délais et gérer les échéances ;
- Réaliser un suivi administratif du personnel du CIS (arrêt maladie, visite médicale d'aptitude...) ;
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ;
- Gérer et suivre les flux des parapheurs ;
- Elaborer, renseigner et mettre à jour des tableaux de bord ;
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
- Trier, classer et archiver des documents.
Qualités et aptitudes :
- Rigueur ;
- Autonomie ;
- Capacité d'adaptation ;
- Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute ;
- Réserve et discrétion professionnelle ;
- Sens de l'organisation ;
- Réactivité.
Publiée le 27/06/2026 - Réf : O062260625000358
