Gestionnaire de Formations Licence et Master - Collège Sciences et Technologies H/F

Université de Bordeaux

L'adjoint en gestion administrative à l'UF de physique est en charge de la saisie des inscriptions pédagogiques. Il participe à l'organisation des examens, la récupération et la saisie des notes, édite les procèsverbaux de délibération, les contrôle, et organise les délibérations des sessions d'examen d'année et de diplôme. Il a également pour mission la saisie et la vérification des emplois du temps des formations de master et licence dont il a la gestion en utilisant l'application Celcat. Enfin il vérifie et saisie les informations relatives aux services enseignants vacataires dans les formations en physique gràce aux outils SGSE et evacataire.

Environnement de travail:

Le gestionnaire de formation, placé sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif de composante et de l'autorité fonctionnelle de la directrice de la composante est en charge de la gestion des études et du suivi de cursus des étudiants de licence et de master. En tant que gestionnaire de formation Licence et Master, vos activités se déclinent sur plusieurs axes :

Activités de scolarité :

• Vous centralisez et saisissez les emplois du temps de la formation dans l'application Celcat en lien avec les responsables pédagogiques de formation et le service de scolarité
• Vous assurez le suivi des conventions de stages sur ESUP-Stages ainsi que des mobilités
• Vous assurez le suivi des dossiers des vacataires d'enseignement
• Vous vérifiez et accompagnez les inscriptions pédagogiques des étudiants
• Vous collectez et enregistrez les modalités de contrôle des connaissances et mettez à jour les modalités d'organisation des épreuves d'examens
• Vous participez à l'organisation des examens (réception, relecture, mise en forme et suivi des demandes de reprographie des sujets d'examens, réception et traitement des copies d'examens, intégration des notes dans Apogée, lancement des calculs, vérification de la cohérence et de la concordance des résultats, édition des PV et des relevés de notes)
• Vous organisez les délibérations des jurys d'examens des années d'étude relevant de votre périmètre
• Vous éditez et contrôlez les procès-verbaux de délibération
• Vous gérez la campagne d'admission via ECANDIDAT ou Mon Master en lien avec les responsables de formation

Activités administratives :

• Vous assurez l'accueil physique et téléphonique ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes
• Vous classez et archivez les documents
• Vous participez aux opérations de logistique du service et assistez les personnels et les équipes
• Vous réceptionnez, diffusez et assurez la traçabilité des informations
• Vous gérez la reprographie des sujets d'examen, des fascicules de cours, TD et TP
• Vous assurez la gestion financière des dépenses des parcours de formation de votre périmètre (demande de devis, réalisation des engagements juridiques, ordres de mission et états de liquidation des frais de déplacement, saisie des services faits, création des fournisseurs, traitement des su