Secrétaire de Direction H/F

Site Hospitalier Faye L'abbesse

Poste à pourvoir à compter du 01/09/2026
Service : DRH
Temps : 100%

CONTEXTE DU POSTE :
Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions).

ACTIVITES PRINCIPALES :
Coordination / Gestion des instances (préparation des ODJ/convocations et des envois, prise de notes, rédaction des comptes rendus.)
Coordination / Gestion des CAPL-CAPD
Gestion des congés des psychologues (réception des demandes, enregistrement dans Chronotime, suivi des droits et soldes)
Création, diffusion et suivi des offres d'emploi
Gestion des stages (réception des demandes, traitement, suivi)
Accueil des personnes (agents, personnes extérieures)
Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Prise de rendez-vous / gestion de l'agenda de la Directrice RH
Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

SAVOIR-FAIRE / COMPETENCES TECHNIQUES :
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
Faire preuve d'esprit de synthèse et d'analyse
Faire preuve de méthode et de rigueur, sens de l'organisation et des priorités
Anticiper et prioriser les demandes multiples et diversifiées
Avoir une bonne connaissance de l'institution : fonctionnement, organisation, localisation (GHT, pôles, services, spécialités, instances, .)
Posséder de bonnes qualités rédactionnelles

SAVOIR-ETRE / APTITUDES :
Aptitude à être « soutien » auprès de la hiérarchie notamment par le rappel des moments clés de l'agenda ou des interlocuteurs à recontacter
Ecoute, respect du fonctionnement hiérarchique
Respect des règles, normes, procédures et consignes
Réactivité, capacité d'initiatives, autonomie
Adaptabilité (selon les demandes, les situations, les personnes.)
Positionnement adapté aux différents interlocuteurs
Modération, réserve, discrétion professionnelle et respect du secret professionnel
Aisance relationnelle
Esprit d'équipe