Assistante Administrative Accueil - Apc - Secrétariat Comptabilité - Valros H/F
Communes
- Valros - 34
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Définition du poste :
Sous l'autorité de la Directrice Générale Adjointe, l'agent est en charge de :
- La gestion de l'Agence Postale Communale (APC)
- Les missions administratives : secrétariat, comptabilité, suivi de dossiers (ENEDIS/EDF, Eau, Baux)
- L'accueil physique et téléphonique du public.
Contraintes spécifiques du poste :
- Présence obligatoire aux horaires d'ouverture au public.
- Coordination des congés avec les autres agents du service administratif.
- Adaptation des horaires en période de congés ou de remplacements (heures complémentaires/supplémentaires, récupération ou rémunération).
- Participation ponctuelle à des réunions en dehors des horaires habituels.
- Respect strict de la réglementation en vigueur
Situation statutaire du poste / Temps de travail :
Catégorie : C - filière administrative
Titulaire/Stagiaire/Contractuel (le)
Temps non-complet - 28 heures hebdomadaires
Activités principales :
Gestion de l'Agence Postale Communale (APC)
- Opérations postales (courrier, colis, mandats, etc.).
- Accueil et conseil aux usagers.
Accueil du public
- Accueil physique et téléphonique.
- Renseignements et orientation des usagers.
Secrétariat et gestion administrative
- Classement et gestion des dossiers (courrier, copies, suivi).
- Gestion des salles municipales.
- Inscriptions scolaires et formations au CFMEL.
Comptabilité
- Exécution budgétaire (CCAS, Commune, photovoltaïque).
- Mandats, titres, suivi des contrats.
- Engagement et bon de commande, pointage.
Suivi des dossiers techniques
- ENEDIS/EDF, Eau, Baux, RODP, Publicités, loyers, conventions.
Assurances
- Déclaration et suivi des sinistres et événements (SMACL, GUSO).
Gestion des marchés
- Engagement, avenant, suivi des contrats.
Communication externe
- Suivi et commande des fournitures administratives, agendas, événementiel.
- Participation à la communication au public.
Polyvalence
- Remplacement ponctuel sur les activités d'accueil (standard, mails, dossiers réglementaires, État-Civil, cimetière, élections).
Relations :
Internes : Élus, DGA, DGS, équipe administrative et agents des autres services communaux
Externes : Usagers, La Poste, Collectivités locales, organismes divers et institutions (trésorerie, préfecture, ENEDIS, EDF, assurances...etc)
Le profil recherché
Savoirs :
- Environnement institutionnel (collectivités territoriales, fonction publique territoriale
- Réglementation postale, procédures de La Poste, outils de gestion postale
- Techniques d'accueil physique et téléphonique
- Techniques de communication
- Connaissance de la gestion administrative et du secrétariat.
- Comptabilité publique : règles d'exécution budgétaire, logiciels de gestion comptable (Berger Levrault)
- Droit de la commande publique
- Droit des assurances
- Affaires générales (Etat-Civil, Population, Elections ...)
- Rédaction de courriers
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, logiciels de gestion (comptabilité, élections, État-Civil), recherches internet
Expérience & savoir faire :
- Techniques d'accueil, gestion des flux, accueil bienveillant, écoute active
- Autonomie et méthodologie de suivi, priorisation
- Gestion des procédures : suivi rigoureux et réactivité
- Polyvalence et travail en équipe
- Communication et écoute
- Rédaction : prise de notes, rédaction de courriers et mails
- Conception d'outils de suivi (tableaux, etc.)
- Aisance sur logiciels et outils informatiques
- Résistance au stress : gestion des situations urgentes ou complexes
Savoir être :
- Sens du service public.
- Rigueur et discrétion (respect du secret professionnel et de la confidentialité).
- Aisance relationnelle avec le public.
- Sens de l'organisation, autonomie, esprit d'initiative.
- Sens des responsabilités et respect des procédures.
- Adaptabilité, capacité à interagir avec différents interlocuteurs.
- Réactivité et gestion du stress.
Caractéristiques particulières :
Outils logiciels : Logiciels de gestion postale, comptable (Berger Levrault), bureautique, outils de dématérialisation.
Polyvalence : Capacité à assurer des remplacements sur l'ensemble des activités de l'accueil pouvant impacter les horaires de travail habituels
Publiée le 25/06/2026 - Réf : O034260622001783
