Assistante Administrative et Comptable - Quincey H/F
Communes
- Quincey - 70
- Fonctionnaire
- Bac
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 4 ans min.
Détail du poste
Sous l'autorité du supérieur hiérarchique, des élus et de la Secrétaire générale de mairie, assurer les missions suivantes :
* Participer à la gestion des ressources humaines, notamment en l'absence de la Secrétaire générale de mairie ;
* Assurer le suivi de l'exécution budgétaire de la commune, tant en dépenses qu'en recettes ;
* Gérer diverses formalités administratives : état civil, urbanisme, recensement citoyen, organisation des élections, etc. ;
* Assurer l'accueil et l'information du public par téléphone, en présentiel et par voie électronique.
Gestion des ressources humaines:
- Rédiger, gérer et suivre les actes administratifs nécessaires à la gestion des carrières du personnel titulaire
- Rédiger, gérer et suivre les contrats de travail du personnel non titulaire ou de droit privé
- Assurer le suivi administratif lié aux absences du personnel (congé, maladie, accident, etc...)
- Établir les bulletins de paies du personnel et des élus et déclarer les cotisations sociales
- Établir et gérer les données en lien avec les ressources humaines (bilan social, plan de formation...)
Suivi de l'exécution budgétaire :
- Enregistrement des titres de recettes / P503
- Suivi de la gestion des régies municipales
- Facturation de l'affouage
- Mandatement des dépenses de fonctionnement et investissement
- Mandatement des échéances d'emprunts
Gestion de formalités diverses : état-civil, urbanisme, recensement militaire, élections ...
- Enregistrer et rédiger les actes d'état-civil (reconnaissance/mariage/décès/pacs/parrainage civil)
- Délivrer les extraits ou copies intégrales d'actes d'état-civil
- Enregistrement et suivi des dossiers d'urbanisme
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations
- Gérer les demandes d'inscription et de radiation des listes électorales
- Élaboration des divers arrêtés municipaux
- Suivi des ventes de Cartes Jeunes
Assurer l'accueil téléphonique, physique et électronique du public:
- Représenter et valoriser l'image et les missions de la collectivité
- Adapter sa communication à des publics différents
- Enregistrement et traitement du courrier
- Gérer les mails entrants : consultation régulière et quotidienne et assurer une réactivité des réponses
- Réceptionner, enregistrer, filtrer et adresser sans délai tout type de messages au bon interlocuteur en interne
- Conseiller les agents /les collectivités sur les missions et le fonctionnement de la collectivité
- Informer le public sur les missions et le fonctionnement de la collectivité
- Renseigner et orienter le public vers les services externes compétents
- Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition
Le profil recherché
Titulaire d'un diplôme niveau 4
Expérience confirmée de 4 ans dans le secteur administratif, complétée par une expérience de 9 mois en secrétariat de mairie
Connaissance des domaines de compétences des communes et leur organisation
Connaissance du statut de la fonction publique territoriale exigée
Maîtrise du logiciel Magnus
Maîtrise des règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique (M57)
SAVOIR-FAIRE
Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative.
Accueillir, renseigner et orienter le public.
Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs.
Assurer le suivi et le classement des dossiers.
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels métiers).
Appliquer les procédures administratives et la réglementation en vigueur.
Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les demandes des usagers.
Participer au suivi budgétaire et à la gestion comptable courante.
Organiser et planifier les activités administratives.
Travailler en collaboration avec les différents services et partenaires.
SAVOIR-ÊTRE
Sens du service public et de l'accueil.
Rigueur et sens de l'organisation.
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
Qualités relationnelles et esprit d'équipe.
Autonomie et sens des responsabilités.
Polyvalence et capacité d'adaptation.
Réactivité et gestion des priorités.
Ponctualité et assiduité.
Capacité d'écoute et diplomatie.
Respect de la hiérarchie et des procédures.
Publiée le 25/06/2026 - Réf : O070260623000656
