Office Manager H/F
Oxytalis Campus
- Montpellier - 34
- Alternance
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Les compétences pour ce job
- Français
Détail du poste
L'office manager, épaule les responsables de l'entreprise dans l'exercice de ses tâches. Il/elle intervient sur toutes les affaires administratives liées au travail des responsables d'entreprises, il / elle participe à la communication interne et externe de l'entreprise et d'assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés.
Activités principales
- Organiser et documenter les réunions, rendez-vous et déplacements
- Agencer les plannings et le tri des correspondances ;
- Rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes) et des tâches bureautiques ;
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires ;
- Préparation, l'archivage et le suivi de dossiers administratifs ;
- Réalisation du suivi comptable et financier ;
- Organisation d'évènements internes et externes (formations, réunions, réceptions) ;
- Gestion administrative des contrats et du personnel.
Activités secondaires (Liste non exhaustive)
- Participation au processus de recrutement
- Participation aux démarches juridiques
- Optimisation des processus internes
**A compétences égales, une priorité sera donnée aux candidats en situation de handicap**
Le profil recherché
Compétences: Gestion de projets collaboratifs,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction de comptes rendus,Rédaction d'écrits professionnels,Règles d'orthographe et de grammaire,Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer une veille juridique et réglementaire,Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail,Evaluer régulièrement les processus internes,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Favoriser un environnement de travail collaboratif,Favoriser un environnement de travail positif et motivant,Gérer les contrats de service et les fournisseurs,Identifier l'usage de nouveaux outils digitaux et insuffler de nouvelles méthodes de travail,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Maintenir une veille technologique active,Mettre en place des procédures pour améliorer l'efficacité opérationnelle,Optimiser les coûts et les dépenses d'une entreprise,Organiser des manifestations et des événements internes ou externes destinés aux clients, aux collaborateurs ou au personnel de l'entreprise,Suivre le budget de fonctionnement du périmètre confié,Surveiller l'entretien des locaux et signaler les besoins de réparation,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM),Veiller à la qualité de vie au travail
Langues: Français exigé
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Publiée le 24/06/2026 - Réf : 210DDDS
