Assistant de Formation H/F
Université de Bordeaux
- Gironde - 33
- CDD
- Télétravail partiel
- Bac
- Bac +2
- Enseignement • Formation
Les missions du poste
Depuis janvier 2025, le budget de l'Unité d'Apprentissage est intégré au budget global de l'IAE, permettant une meilleure visibilité financière et un suivi administratif complet des contrats via un logiciel dédié.
L'assistant(e) de formation est pleinement intégré(e) au service Formation Tout au Long de la Vie et placé(e) sous l'autorité directe de la responsable du service. À ce titre, il ou elle contribue à la bonne gestion des contrats d'apprentissage, au développement des ressources propres ainsi qu'à la promotion des actions de formation continue.
Le poste comprend également des missions administratives variées. Deux jours de télétravail par semaine peuvent être envisagés. Un plan de formation interne est prévu, notamment sur les sites de Pessac et Talence.
Missions :
L'assistant(e) de formation assure la gestion administrative complète des formations, depuis l'inscription des étudiants jusqu'à la délivrance du diplôme. Il ou elle intervient notamment dans la planification des calendriers pédagogiques, l'organisation des examens et l'accompagnement des candidats, dans le respect des procédures universitaires et internes (notamment en matière d'archivage).
L'activité implique l'utilisation de logiciels métiers propres à l'établissement.
L'assistant(e) de formation gère un portefeuille de formations et constitue l'interlocuteur privilégié des étudiants, des enseignants et des responsables pédagogiques dans ce périmètre.
Des missions complémentaires peuvent également être confiées, telles que :
le soutien logistique aux activités pédagogiques
l'information des usagers et plus précisément l'accompagnement des prospects
la valorisation de l'offre de formation
Activités principales
· Gestion matérielle et administrative d'un parcours de formation
o Saisie et suivi des plannings d'enseignement, organisation des soutenances, suivi de l'émargement
o Recensement des besoins liés aux enseignements et aux examens
o Gestion des campagnes d'admission
o Accompagnement des candidats, des prospects dans leurs démarches de reconversion
o Suivi des dossiers de validation des acquis, jurys de délibération, publication des résultats
o Envoi et traitement des questionnaires satisfaction, calculs des taux d'admission, de satisfaction
· Suivi administratif des contrats d'apprentissage
o Gestion administrative et financière via l'outil dédié
o Gestion administrative et financière des avenants et des ruptures de contrat
o Participation aux mécanismes de facturation (en lien avec le service financier)
· Mission transverse
o Vérification de la conformité des maquettes pédagogiques, contrôle de la réalisation des heures prévues
o Contribution à l'archivage et à la structuration documentaire sur le réseau
o Participation à la préparation des audits qualité, contribution à des groupes de travail internes
o Participation à des salons, à des évènements pédagogiques
Le profil recherché
Titulaire a minima d'un diplôme de niveau 4, vous disposez idéalement d'une expérience professionnelle dans le domaine administratif ou associatif, dans le secteur public ou privé. Un diplôme de niveau BTS est souhaitée et serait un atout.
Compétences techniques
Maîtrise des techniques de communication et d'expression écrite
Bonne utilisation des outils bureautiques
Capacité à concevoir et alimenter des tableaux de bord et outils de suivi
Compétences comportementales
Autonomie et sens de l'organisation
Rigueur et fiabilité
Capacité à travailler en équipe et dans un environnement mutualisé
Réactivité et polyvalence
Intérêt pour les outils numériques
Sensibilité aux enjeux environnementaux
Vous êtes:
· dynamique,
· autonome,
· avez le sens des initiatives tout en sachant respecter le cadre réglementaire,
· avez une appétence pour l'accompagnement à la pédagogie,
· êtes polyvalent(e) et rigoureux(se) au quotidien,
· aimez la relation à l'usager et savez répondre / prendre en compte leurs sollicitations
Bienvenue chez Université de Bordeaux
L'IAE Bordeaux est une composante autonome de l'Université de Bordeaux qui forme chaque année plus de 1 000 étudiants et professionnels au niveau Master (Bac +4/Bac +5) dans les différents domaines des sciences de gestion : marketing, finance, contrôle de gestion, comptabilité, ressources humaines, management, entrepreneuriat, etc.
Plusieurs formations sont proposées en apprentissage ou en formation continue. Les ressources propres générées par ces dispositifs sont gérées directement par l'IAE, ce qui lui confère une autonomie importante en matière de choix pédagogiques et d'organisation.
Le suivi de ces ressources constitue donc un enjeu central pour l'établissement.
Le poste s'inscrit dans un environnement caractérisé par de nombreuses interactions institutionnelles, notamment avec les entreprises partenaires et les organismes de financement.
Publiée le 25/07/2026 - Réf : 2026-2325489