Un - Une Gestionnaire Administrative - - Mairie de Draveil H/F
Communes
- Draveil - 91
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
La Ville de Draveil recrute
Un/Une Gestionnaire Administrative - Secrétariat du Cabinet du Maire
- Cadre d'emploi B ou C -
Temps complet
Poste à pourvoir 1er septembre 2026
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Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du Cabinet du Maire
En l'absence de la Directrice de Cabinet, l'agent est placé sous l'autorité fonctionnelle de la Responsable du Secrétariat Particulier de Mme le Maire.
Poste administratif contribuant au bon fonctionnement du Cabinet du Maire, en lien avec les élus, la Direction Générale des Services et l'ensemble des services municipaux
MISSIONS PRINCIPALES
- Secrétariat du Cabinet du Maire
o Accueil physique et téléphonique du cabinet
o Réception, filtrage et orientation des sollicitations vers les interlocuteurs compétents
o Gestion administrative courante du Cabinet.
o Classement et archivage des documents.
- Gestion du courrier du cabinet
o Enregistrement, diffusion et suivi du courrier entrant et sortant via le logiciel Zeendoc.
o Rédaction des courriers de réponses aux administrés en lien avec le secrétariat particulier.
o Relance des services pour le suivi des dossiers et des réponses.
o Suivi des échéances liées aux courriers et demandes administratives.
- Organisation des permanences du Maire
o Planification des permanences
o Préparation des dossiers en amont des permanences.
o Accueil et suivi administratif des administrés reçus.
o Rédaction des courriers de suivi et des courriers d'intervention auprès des bailleurs, partenaires ou administrés si nécessaire.
o Suivi des demandes formulées lors des permanences et des suites à donner.
- Organisation des cellules de veille
o Préparation et envoi des invitations aux participants.
o Gestion des relances.
o Préparation des documents nécessaires aux réunions.
o Rédaction et diffusion des comptes rendus lorsque nécessaire.
o Suivi administratif des actions décidées.
- Appui à l'activité des médiateurs de quartier
o Participation à la planification des missions et interventions des médiateurs de quartier.
o Suivi administratif des demandes et signalements transmis au Cabinet.
o Mise à jour des outils de suivi
MISSIONS PONCTUELLES
En l'absence de la Responsable du Secrétariat Particulier de Mme le Maire :
o Tenue et mise à jour de l'agenda de Mme le Maire.
o Organisation et planification des rendez-vous.
o Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous.
o Coordination administrative avec les services pour la préparation des rendez-vous et réunions.
o Gestion des urgences liées à l'agenda et aux sollicitations de Mme le Maire.
Le profil recherché
PROFIL REQUIS
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
- Maîtrise des règles administratives et rédactionnelles.
- Connaissance des outils de gestion documentaire dématérialisée appréciée.
Savoir-faire
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
- Rédaction administrative.
- Suivi de dossiers et tableaux de bord.
- Organisation et gestion des priorités.
- Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples.
- Utilisation des logiciels métier et outils de gestion documentaire.
Savoir-être
- Discrétion et confidentialité absolue.
- Sens de l'organisation et réactivité.
- Diplomatie et qualités relationnelles.
- Rigueur et fiabilité.
- Capacité à gérer les urgences et les priorités.
- Esprit d'équipe et sens du service public.
CONDITIONS D'EXERCICE
- Temps complet.
- Horaires parfois variables en fonction des nécessités et besoins du service.
- Disponibilité ponctuelle en fonction des événements, réunions ou contraintes liées à l'activité du Cabinet.
Publiée le 24/06/2026 - Réf : O091260622000796
