Assistant Administratif du Service Développement H/F

Eco-Campus du Batiment-Grand Paris

L'Éco-Campus du Bâtiment forme les professionnels de demain et accompagne les jeunes dans leur parcours de formation et d'apprentissage. Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Développement pour renforcer notre équipe.

Vos missions :
Rattaché(e) au Responsable du Service Développement, vous assurez le bon fonctionnement administratif du service et participez activement à l'accompagnement des candidats et apprentis.

1- Accueil et accompagnement des candidats
Accueillir et informer les candidats par téléphone, mail ou en présentiel.
Présenter les modalités de candidature et le processus d'admission.
Réceptionner, contrôler et suivre les dossiers de candidature.
Relancer les candidats en cas de dossier incomplet.

2 - Suivi des apprentis
Répondre aux demandes des apprentis ou les orienter vers les interlocuteurs concernés.
Assurer un suivi administratif rigoureux tout au long de leur parcours.

3 - Organisation des événements
Participer à la préparation et à l'organisation des Journées Portes Ouvertes, ateliers TRE et autres événements de promotion.
Relancer les candidats pour favoriser leur participation aux événements.
Assurer le suivi logistique et administratif des actions menées.

4 - Gestion administrative du service
Saisir et mettre à jour les données dans Yparéo et les outils internes.
Organiser les plannings d'entretiens des développeurs.
Assurer le suivi des effectifs et la transmission des informations aux organismes institutionnels.
Participer à la préparation des reportings et indicateurs d'activité.
Apporter un soutien administratif à l'équipe développement.

5 - Démarche qualité
Participer à l'application et au suivi des exigences qualité (Qualiopi).
Contribuer à l'amélioration continue des procédures administratives.
Participer aux audits internes et externes.

Compétences requises :
Dimension Technique
L'assistant/e administratif/ve doit maîtriser les outils bureautiques (pack office) et logiciel spécifique Yparéo.

Dimension relationnelle
L'assistant/e administratif/ve doit maintenir des relations solides avec les collaborateurs et mettre en place des situations relationnelles adaptées à la diversité des publics notamment des apprentis/stagiaires. L'assistant/e administratif/ve représente l'éco-campus du bâtiment et doit valoriser l'image dans ses contacts externes.

Communication écrite et orale
L'assistant/e administratif/ve veille à une communication écrite et orale adaptée, claire et professionnelle. Assimiler, synthétiser et retransmettre avec discernement l'information dans le respect des obligations de confidentialité.

Qualités personnelles
L'assistant/e administratif/ve est autonome et proactive dans ses activités. Du fait de ses multiples missions une certaine réactivité et gestion des priorités sont importantes. Le sens du service et la discrétion sont des qualités indispensables à la tenue de son poste. Elle veille à l'application du référentiel qualité (QUALIOPI) et à l'amélioration des procédures.