Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F

Aem Services

### Assistant(e) de Direction Administratif(ve) - Secteur Bâtiment

Vous assurez la gestion administrative quotidienne d'une entreprise du bâtiment tout en apportant un soutien direct à la direction dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités.

### Vos missions

#### Assistance à la direction

* Gérer l'agenda du dirigeant (prise de rendez-vous, arbitrage des priorités)
* Préparer les supports (ordres du jour, dossiers, présentations)
* Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
* Filtrer les appels et gérer les sollicitations

#### Gestion administrative

* Rédiger, mettre en forme et envoyer les documents administratifs (courriers, contrats, rapports)
* Assurer le classement et l'archivage (papier et numérique)
* Gérer le courrier entrant et sortant
* Suivre les dossiers administratifs (clients, fournisseurs, partenaires)
* Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi

#### Communication et coordination

* Assurer la communication entre la direction et les équipes
* Être l'interlocuteur privilégié des partenaires (clients, fournisseurs, institutions)
* Diffuser les informations importantes en interne
* Gérer les situations sensibles ou urgentes

#### Suivi des projets et reporting

* Participer au suivi des projets de l'entreprise
* Collecter et analyser des informations pour la direction
* Préparer des synthèses, tableaux de bord et rapports
* Assurer le suivi des décisions prises (relances, échéances)

#### Gestion des déplacements

* Réserver les transports et hébergements
* Préparer les dossiers de déplacement

#### Suivi comptable et financier

* Suivre les factures clients et fournisseurs
* Préparer les éléments nécessaires au comptable
* Suivre les budgets simples et les notes de frais
* Mettre à jour les tableaux financiers de base

#### Organisation et moyens généraux

* Gérer les fournitures et les commandes
* Veiller au bon fonctionnement des équipements
* Participer à l'amélioration des procédures internes
* Mettre en place des outils d'organisation (plannings, process)

#### Ressources humaines

* Assurer le suivi administratif du personnel (absences, congés, dossiers)
* Préparer les éléments de paie
* Participer à l'organisation des recrutements (tri des CV, planification des entretiens)
* Accueillir et accompagner l'intégration des nouveaux collaborateurs

#### Support opérationnel

* Apporter un soutien direct au dirigeant sur des tâches variées et parfois urgentes

### Compétences techniques

* Excellentes capacités rédactionnelles
* Maîtrise de la gestion documentaire et administrative
* Bonne connaissance des procédures administratives
* Notions en gestion et comptabilité
* Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion tels que Dougs et Qonto

Savoir-être

* Sens de l'organisation et rigueur
* Discrétion et respect de la confidentialité
* Polyvalence et autonomie
* Bon relationnel et sens du service
* Réactivité et capacité à gérer les priorités