Assistant de Direction H/F

Universite Catholique de Lyon

MISSION PRINCIPALE, FINALITÉ :
Organiser et assurer la mise en place de l'administration de la faculté de SHS, du département d'anthropologie-Sociologie et de ses formations.
Assurer la gestion de scolarité des formations du département d'anthropologie-sociologie
Effectuer les tâches du secrétariat de la Faculté de Sciences Humaines et Sociales

PRINCIPALES ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS :
Administration de la faculté de SHS
Assister le Doyen dans la gestion et l'organisation administrative de la Faculté de SHS et des missions associées.
o Prendre en charge l'organisation matérielle et logistique des :
o Instances de gouvernance (Conseil d'unité et Conseil du Doyen),
o Réunions internes (réunions du service, séminaires internes, etc.),
o Réunions externes (séminaires).
o Rédiger des comptes rendus,
o Organiser le classement des documents et leur archivage,
o Gérer une partie de l'agenda du Doyen,
o Suivre les dossiers du service,
o Accueillir et orienter les personnes vers les bons interlocuteurs / lieux / services,
o Effectuer l'organisation logistique des déplacements du Doyen.

Administration du département d'anthropologie-sociologie
Soutien transversal auprès de la direction et des directeurs pédagogiques du département d'anthropologie-sociologie :
- Organiser les fichiers de l'unité de formation et du décanat,
- Suivre, contrôler la réalisation, et assurer le reporting de certaines actions,
- Apporter une aide à la mise en oeuvre logistique des manifestations organisées par le département (réunions d'informations, salon du Master, journées de rentrée, journées portes ouvertes, conférences, colloques, journée d'études, etc.).

Administration des formations
- Assurer l'accueil et la transmission de l'information pour les étudiants, les enseignants et les partenaires institutionnels en direct, par mail et par téléphone,
- Paramétrage de la formation sur Atlas,
- Transmission du lien d'inscription et suivi administratif des étudiants : pré-inscription et inscription administrative pédagogique et financière,
- Import et vérification des données d'inscriptions avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,
- Suivi les dossiers administratifs : facturation, élaboration des plannings, suivi des bourses,
- Organisation logistique de la formation : réservation des salles, préparation des documents administratifs et pédagogiques (émargements, supports de cours), replanification des séances en cas de besoin,
- Planification des évaluations en lien avec la direction pédagogique : réservation des salles, récupération des sujets et des supports d'examens dématérialisés, vérification de la saisie des notes,
- Archivage des documents sous serveur,
- Transmissions des notes,
- Jurys académiques : préparation des listes et PV, archivage des documents retournés signés, publication des résultats dans les délais légaux,
- Remise des documents officiels aux étudiants : suivi de l'émargement, des procurations.

Tâches courantes de secrétariat :
- Organiser le tri, le classement et l'archivage de documents et dossiers
- Créer et mettre à jour les listing partenaires
- Affranchir, mettre sous enveloppes et suivre le courrier
- Établir les ordres de missions et saisir des notes de frais dans emouv.
- Gérer une partie des fournitures et matériel de bureau de la faculté

Profil et compétences
Rigueur, efficacité, organisation, discrétion ;
Grande polyvalence, agilité, autonomie, esprit d'initiative ;
Sens de l'accueil, capacité d'adaptation aux différents publics ;
Excellent relationnel,bonnes capacités de travail en équipe ;
Excellentes capacités rédactionnelles,
Bonne maîtrise de l'environnement numérique de travail (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, ERP.) ;
Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels ;

Rémunération : selon le profil