Cheffe ou un Chef de Projet Fonctionnel Ged - C.A. Valenciennes Metropole H/F

Structures de coopération territoriale

La Communauté d'Agglomération Valenciennes Métropole s'inscrit dans une démarche de modernisation de ses pratiques et de dématérialisation des processus. Dans ce cadre, la collectivité déploie une Gestion Électronique de Documents (GED) à l'échelle intercommunale et prépare, à moyen terme, la mise en oeuvre d'un Système d'Archivage Électronique (SAE).
Placé(e) sous la responsabilité de l'archiviste numérique, le/la Chef(fe) de projet GED assure le pilotage fonctionnel et organisationnel de la GED, l'accompagnement des services et la structuration de la gouvernance documentaire, en articulation avec les projets SI de la collectivité.

Pilotage fonctionnel de la GED
Piloter le déploiement, l'administration fonctionnelle et l'évolution de la GED
Définir et maintenir les règles de gestion documentaire (classement, métadonnées, droits d'accès)
Garantir la cohérence des usages de la GED au sein des directions
Contribuer à la qualité, à la fiabilité et à la sécurisation de l'information et travailler en coordination avec la Direction Numérique et Informatique

Recueil et analyse des besoins métiers
Analyser les besoins des directions et services ; prioriser les demandes en lien avec la stratégie numérique des collectivités
Formaliser les processus documentaires et les exigences fonctionnelles

Gouvernance documentaire et conformité
Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre de la politique de gouvernance de l'information
Veiller au respect des obligations réglementaires (RGPD, Code du patrimoine, durées de conservation, valeur probante des documents)

Articulation GED / SAE
Préparer l'enchaînement GED SAE
Identifier les flux documentaires destinés à l'archivage électronique
Contribuer aux études et points d'arbitrage relatifs au projet SAE ; participer à la définition du calendrier et du périmètre fonctionnel du SAE

Conduite du changement et accompagnement
Définir et déployer un plan de conduite du changement
Sensibiliser les agents aux bonnes pratiques documentaires (GED, messagerie, stockage)
Concevoir et animer des actions de formation; produire des guides utilisateurs, des procédures et des supports pédagogiques

Suivi de projet et reporting
Assurer le suivi des projets GED (planning, indicateurs, risques) ; animer les comités de suivi et groupes de travail
Rendre compte à la hiérarchie et aux instances de pilotage