Assistant de Direction - Commune de l'Etang Sale H/F

Communes

L'Assistant(e) de Direction assure le traitement et la gestion des dossiers afin d'assister un ou plusieurs managers (DGS, Directeurs de Pole, etc....) dans le but d'optimiser la gestion de leurs activités (suivi des dossiers, gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, etc.).
Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction. Il/Elle sert principalement d'interface entre les managers et leurs principaux interlocuteurs pour permettre de faciliter la circulation de l'information et veillez à la bonne coordination des échanges. Favoriser la transversalité entre les services pour garantir une circulation fluide de l'information est le maître mot.
L'Assistant(e) de Direction s'exprime et rédige avec aisance. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des correspondants en lien avec la Direction Générale.
L'agent dispose d'un sens de l'organisation, de la polyvalence et l'adaptabilité évident.
Ces qualités permettront de participer à la continuité de service en assurant le remplacement des assistantes lors de leurs absences.

Activités principales :
Accueil physique et téléphonique du public ;
Planification et suivi ;
Traitement des dossiers et saisie de documents ;
Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre ;
Suivi des projets et activités de la direction ;
Organisation et planification des réunions ;
Gestion de l'information, classement et archivage de documents ;
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
Saisir des documents et de contenus divers ;
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

Activités spécifiques :
Tenir à jours les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires ;
Gérer les agendas ;
Utiliser des logiciels et des progiciels Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
Recevoir et orienter les demandes ;
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
Trier, classer et archiver des documents ;
Etablir une relation de confiance avec le cadre ou l'élu ;
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou de l'élu ;
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.