Assistant de Direction H/F

Randstad

Nous recherchons pour le compte de notre client Naval Group Cherbourg, un(e) assistant(e) de direction

Vos missions :
1. Organisation de l'agenda d'un directeur et accueil
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien d'un manager Directeur d'une entité de niveau N-1 ou N-2 COMEX (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.) en anticipant les éventuels impondérables et urgences
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques.)
- Participer à la préparation des dossiers nécessaires à la mission d'un manager (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.)
- Participer en amont à la préparation et le suivi des dossiers

2. Gestion et suivi, archivage des comptes rendus et documentation du manager
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au manager que les informations essentielles
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information en physique et numérique)
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.)
- Initier et tenir à jour le RIDA du CODIR.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables dans l'outil d'achat du Groupe et vérifier la conformité des livraisons
- Gérer les missions (FR et INT) de son manager et réaliser ses notes de frais

3. Communication
- Participer et/ou diffuser des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.), assurer le suivi des actions de niveau Codir, relancer les contributeurs
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés)
- Apporter à son directeur des propositions contribuant à la performance de l'entité.

Vous devez être titulaire d'un Bac +2 et avoir au moins 5 années d'expérience.
Bac à Bac +2 avec expérience significative en assistanat de direction.
Encadrement hiérarchique et coopération
Sous l'autorité de son manager l'emploi accompagne un directeur et son entité afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative et logistique de leurs activités.
Il apporte un appui dans l'organisation des activités de son manager.
- Générales du métier d'Assistant
- Générales du Pack Office
- Générales de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence.)