Office Manager en Alternance H/F Leasecom

Sous la responsabilité de la Responsable de l'Office Management, vous rejoignez un service en pleine évolution. Historiquement centré sur la mise à disposition des moyens et services aux collaborateurs, le service réoriente progressivement sa stratégie vers une dimension Achats : gestion budgétaire, pilotage de la facturation fournisseurs et optimisation des dépenses, tout en conservant l'ensemble de ses missions Office Management (flotte automobile, événements, fournitures, courrier, immobilier...).
Vous prenez part à la structuration de cette nouvelle activité Achats tout en garantissant le bon fonctionnement quotidien des services généraux, dans le respect des normes et de la sécurité des biens et des personnes.

A ce titre, vous prendrez part à diverses missions :

* Achats et relations fournisseurs : identification des besoins, consultation et comparaison des fournisseurs, mises en concurrence et appels d'offres, négociation des conditions, suivi et pilotage budgétaire, reportings et tableaux de bord de coûts, gestion de la facturation, gestion des litiges et des relances, suivi des contrats et des relations fournisseurs, création et mise à jour des bases de données, participation à la structuration et à l'optimisation du processus achats du service

* Gestion comptable : traitement des notes de frais sur notre logiciel, suivi et traitement des factures fournisseurs, contribution au suivi des règlements et au respect des échéances de paiement

* Gestion administrative : gestion de l'accueil et des appels, centraliser les demandes des collaborateurs, gestion du courrier et des colis, gestion du stock et des fournitures, rédaction et diffusion de documents internes (comptes rendus, notes, procédures, onboarding...)

* Organisation des déplacements professionnels : Réservation de billets de train/d'avion et des hôtels, location de voitures, gestion des annulations/changements de dernière minute,...

* Organisation d'événements professionnels (séminaires, soirée de Noël, afterworks...) : évaluation des besoins, recherche du lieu, de l'activité, organisation des transports et des couchages, établir le budget, concevoir le déroulé, communiquer sur l'événement, gérer la logistique sur place, etc.

* Gestion de la flotte automobile : Relation avec le loueur, commande de véhicule de fonction, gestion des cartes essence et badges télépéage, gestion des sinistres et des contraventions

* Gestion immobilière : coordonner le travail des agents d'interventions extérieurs (nettoyage par exemple), relever les incidents, gérer les stocks de fourniture et l'aménagement des agences