Assistant Ressources Humaines - Mairie de Souffelweyersheim H/F

Communes

Sous la supervision de la Responsable des Ressources Humaines, l'Assistante RH contribue à la gestion administrative du service et du personnel. Elle assure notamment le suivi des formations, des absences et des dossiers administratifs, en collaboration étroite avec la Gestionnaire RH.

Accueil physique et téléphonique :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers le services compétent si nécessaire.
- Assurer le traitement, le suivi et la gestion des courriels reçus sur la boîte mail du service.

Tâches administratives :
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents et courriers administratifs.
- Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers individuels du personnel.
- Assurer le suivi administratif des entretiens professionnels et veiller au respect du calendrier établi.
- Participer à la gestion administrative des recrutements : enregistrer les candidatures, organiser les entretiens et assurer le suivi des réponses aux candidats.
- Élaborer, actualiser et assurer le suivi des fiches de poste.
- Transmettre au gestionnaire de paie les éléments variables et les documents nécessaires à l'élaboration de la paie (heures supplémentaires, réductions de traitement, etc.).
- Assurer le suivi et le contrôle des heures de solidarité.
- Gérer les dossiers relatifs à l'attribution des médailles d'honneur du travail.
- Organiser et assurer le suivi administratif des visites médicales du personnel.

Gestion des absences :
- Gérer et assurer le suivi administratif des absences et des congés des agents (congés annuels, maladie, ASA...)
- Préparer et rédiger les actes administratifs liés aux congés de maladie ordinaire et aux accidents du travail.
- Assurer le suivi administratif des absences du personnel et le traitement des dossiers auprès de l'assureur et de l'organisme de prévoyance.

Suivi des formations :
- Recueillir et instruire les demandes de formation du personnel.
- Assurer le suivi administratif des actions de formation, notamment des formations obligatoires et des formations SST.
- Assurer le contrôle et le suivi des formations : gestion des tableaux de bord, des convocations, des attestations de présence et des documents afférents.