Standardiste - Office Manager H/F

CALQ

En lien avec la Direction de l'entreprise, les collaborateurs ainsi que les clients, l'Office Manager a pour missions:

- Assurer le secrétariat de la société comprenant l'accueil (clients, fournisseurs, coursiers...), le standard téléphonique, la gestion du courrier (enregistrement, distribution, envois - déplacement quotidien à la poste)

- Réaliser l'accueil des clients dans les salles de réunion, veiller à leur propreté et à leur bon fonctionnement.

- Gérer sous la responsabilité de la Direction l'organisation et l'achat des déplacements des collaborateurs, les achats de petits équipements et l'ensemble des fournitures administratives.

- Prendre en charge sous la responsabilité de la Direction le suivi de services généraux (SAV téléphonique, SAV copieurs, SAV et consommables du parc reprographie etc.)

- Assurer la négociation et le suivi des contrats de prestations pour la maintenance des locaux :
o Négociation et suivi des contrats de prestations (entretien, machines à café, fontaine à eau etc.)
o Gestion des réparations (plombier, serrurier, électricien etc.)
o Veiller à l'extinction des chaudières le vendredi soir à la fin de la journée de travail

- Prendre en charge diverses tâches administratives en fonction des besoins de la Direction

- Soutenir l'accueil de nouveaux entrants en lien avec le service RH
o Gestion et remise des clés de l'agence
o Gestion de la flotte de véhicules
Négociation des contrats de location
Gestion des incidents (pannes, accidents etc.)
Gestion des abonnements Parking
o Gestion du parc téléphonique de l'agence
Commande et gestion des téléphones mobiles et cartes SIM
SAV des téléphones (casses, pertes, remplacements)
Gestion de la téléphonie fixe

- Prendre en charge l'organisation d'évènements de convivialité et la préparation des dossiers demandés par le service Communication

- Aider ponctuellement l'assistanat technique des chantiers