Alternance Assistant Administratif H/F OMNIS

1. Gestion administrative des dossiers de formation
Pour chaque action de formation réalisée, un dossier numérique est constitué et un dossier administratif papier est préparé pour chaque stagiaire.
Dans le cadre du suivi des actions de formation, tous ces documents sont obligatoires dans le cadre des exigences QUALIOPI.
- Enregistre dans les dossiers numériques les bulletins d'inscription et les accords de prise en charge,
- Établit, imprime et classe les programmes de formation, les grilles de positionnement et les documents observables du suivi des acquis.
En fin de formation, avec l'aide de l'équipe de la FPC, s'assure du dossier numérique complet pour le mettre en facturation.

2. Participation à la production documentaire du service de la formation continue
- Participe à l'établissement des documents supports pour les actions en communication (flyer, campagne mailing)
- Crée, optimise et met à jour les programmes de formation et en vérifier les informations sur tous les supports de communication (YPAREO, planning, site internet, réseaux sociaux et catalogue)
- Participe à la mise à jour des tableaux de bord de suivi et des statistiques
- Participe à la passation et au suivi des commandes fournisseurs, compare les offres

3. Gestion de la relation clientèle et fidélisation
- Participe à l'accueil physique des stagiaires de la formation continue
- Participe au traitement des réponses des demandes de renseignements par mail
- Participe à l'accueil téléphonique, conseille et oriente les demandes.
- Soutient le développement de l'activité commerciale du service
- Met en place des actions pour fidéliser les clients

4. Gestion et mise à jour des bases de données YPAREO
- Met à jour les informations relatives aux stagiaires et aux entreprises dans la base de données YPAREO
- Participe à l'enrichissement des fichiers de prospection dans les régions ciblées