Chargé d'Instance H/F

Université Paris-Saclay

Missions principales de l'agent:

• Piloter l'organisation des instances prises en charge par la DAJI à savoir le Conseil dadministration, le Conseil académique, la Commission de la recherche et la Commission de la formation et de la vie universitaire
• Etablir un retroplanning afin de respecter les délais réglementaires
• Rassembler les documents préparatoires aux instances établis par les services administratifs
• Diffuser les convocations et tous les documents préparatoires requis (fiche explicative, projet de délibération etc.)
• Veiller à la qualité et à la clarté des documents transmis
• Organiser la gestion matérielle des instances (réservation de salle et parking, maitrise du matériel de visio conférence, collation etc.)
• Communiquer avec les vices présidents en charge des instances et les porteurs de projets
• Suivre les dossiers entre les différentes instances.
• Gérer une base de données afférents aux conseils (tenue des listes des membres, relevés de décisions et délibérations, comptes rendus, etc.)
• Elaborer et diffuser un calendrier des instances
• Assurer l'envoi des délibérations au contrôle de légalité et leur publication au recueil des actes administratifs
• Participer aux réunions des instances, en assurant l'installation des séances, la vérification du quorum, ainsi que l'assistance à la gestion matérielle des réunions, en présentiel et/ou en visioconférence, y compris lors des opérations de vote.
• Contribuer à l'organisation et à la mise en oeuvre des élections prises en charge par la DAJI (conseils centraux, graduate schools et école universitaire de premier cycle)
• Participer à l'organisation et au déroulement des réunions des sections disciplinaires, assurer le suivi administratif des dossiers, la rédaction des procès-verbaux, ainsi que l'assistance à la gestion des opérations de vote, en lien avec la secrétaire désignée au sein de la DAJI.
• Assurer l'enregistrement et l'archivage des conventions réceptionnées par la DAJI.
• Participer à la mise en place d'un outil de gestion numérique.
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de l'activité (telles que les délégations de signature par exemple)
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des réunions