Les missions du poste
Les domaines d'intervention sont les suivants :
- Aider à la gestion logistique et de fonctionnement de la DIR-SG, notamment des moyens matériels
- Gestion matérielle nécessaire à l'usage des copieurs / courrier
o Consommables: papier / toner
o Matériel: suivi des pannes / contact avec le prestataire de la maintenance
- Gestion de la flotte de véhicules rattachés à la délégation :
- Gérer les demandes de réservations de véhicule déposées par les agents
- Superviser et optimiser l'utilisation des véhicules,
- Vérifier les carnets d'entretien et la conformité de l'équipement avec la réglementation en vigueur,
- Superviser les visites de contrôle, d'entretien et de réparation (pare-brise / carrosserie / ..)
- Assurer les relations avec les fournisseurs (garages, assurance, assistance) et le service fait,
- Rendre compte régulièrement de l'utilisation du parc auto (enquêtes, contrôles)
- Participe au suivi du parc automobile dans ODrive (entretien, relevés kilométriques)
- Assurer le bon état et l'entretien des véhicules (intérieurs / extérieurs)
- S'informer sur l'évolution de la législation,
- Gestion du bâtiment de la DIRSG, site du boulevard Carnot :
- Gestion des accès au bâtiment/locaux/bureaux: moyens d'accès et logiciel TRAKA
- S'assurer du bon état du bâtiment,
- Supervision des prestataires externes (maintenance du bâtiment et budget de fonctionnement, prise en compte des livraisons).
- Assurer les petites réparations ponctuelles en entretien courant ou réparations mineures,
- En lien avec l'économe, contacter le détenteur du marché d'entretien du bâtiment pour tout souci ou réparation à mettre en oeuvre.
- Suivi des contrats due à la gestion des bâtiments, et des commandes afférentes
- Participer à l'organisation et à la mise en place des séminaires /réunions / évènements...
- Assurer la communication relative aux bâtiments et aux véhicules auprès de l'ensemble de la délégation.
- Gestion des salles:
- Assurer la réservation et la tenue du planning des salles de réunion
- Assurer la gestion matérielle des salles (mobilier / inventaire) et le stock de consommables
- Travailler en équipe et en lien avec l'ensemble des agents de l'état-major.
- Participer aux réunions de l'état-major et y rendre compte des dossiers suivis en propre
- Être en soutien à la gestionnaire de l'accueil pour les missions(binôme)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et du public :
- Accueillir, orienter et présenter les visiteurs et/ou les prestataires
- Répondre au téléphone et informer ou rediriger les personnes appelantes
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la DIR-SG grand Nord
- Gérer le stock des tickets de métro de la métropole lilloise
Le profil recherché
Connaissances
Permis B
Utilisation des outils bureautiques
Aisance dans la communication (téléphonique / mail/en présentiel)
Savoir-être
Savoir s'adapter
Savoir communiquer, s'exprimer oralement
Être rigoureux, méthodique et réactif
Sens de l'initiative, de la communication et de l'organisation
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
Savoir s'organiser
Savoir rendre compte à la hiérarchie
Être rigoureux, méthodique et réactif
Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Bienvenue chez Service Public
Le/la délégué(e) a autorité sur les départements dans le respect de l'autorité fonctionnelle exercée sur chacun d'entre eux par le/la chef(fe) du service du secrétariat général responsable de la politique mise en oeuvre par le département concerné.
Il/elle assure la gestion des effectifs, des moyens de la délégation et des fonctions support. Pour cela, il/elle s'appuie, d'une part, sur les compétences métier des quatre départements, et il/elle s'appuie, d'autre part, sur un/une adjoint(e) désigné(e) parmi les chefs des quatre départements, et par une équipe de gestion au sein de l'état-major de la délégation.
Composition et effectifs du service
L'état-major est composé de : 1 A / 3 B / 3 C et 2 apprentis (es)
- 1 cheffe de l'état-major - (A)
- 2 gestionnaires ressources humaines - (1 B / 1 C)
- 2 gestionnaires logistique et accueil - (C)
- 1 gestionnaire du pôle soutien et logistique - (1B)
- 1 économe - (B)
- 1 apprenti (e) communication
- 1 apprenti (e) en ressources humaines
Publiée le 10/06/2026 - Réf : 2026-2307558
