Office Manager H/F Lùkla

Expérience collaborateur et visiteur

• Cultiver un environnement de travail agréable, accueillant et bien organisé.
• Être le point de contact privilégié des collaborateurs pour toutes les demandes liées à la vie quotidienne au bureau.
• Participer à l'intégration des nouveaux employés : préparation des équipements, accompagnement.
• Assurer un bon accueil physique : gestion du processus ISO, enregistrement, suivi des visiteurs.

Support Opérationnel

• Apporter un soutien à l'organisation et à la coordination des événements internes et externes de l'entreprise.
• Contribuer au suivi de l'activité à travers la réalisation de tableaux de bord et de reportings réguliers.
• Participer à l'actualisation des informations du CRM et à la cohérence des données.

Gestion du site

• Veiller à l'identification et à la remontée des anomalies, incidents ou besoins d'amélioration concernant le bâtiment.
• Coordonner les prestataires de gestion des locaux : entretien, travaux, aménagements, visites techniques.
• Assurer la gestion des stocks et le traitement des commandes récurrentes ou ponctuelles de consommables, jusqu'au contrôle des livraisons.
• Valider les factures associées et les transmettre au service comptabilité.
• Participer à la gestion du stock informatique local en lien avec la DSI (prêts, affectations et retours).

Gestion administrative

• Assurer un accueil téléphonique de qualité : filtrage, courtoisie, professionnalisme.
• Gérer le courrier quotidien : ouverture, distribution, préparation, suivi des recommandés.
• Garantir une gestion réactive des demandes adressées à la boîte e-mail de contact et en assurer le suivi auprès des parties prenantes concernées.
• Participer à la gestion de dossiers administratifs et contribuer à des missions transverses au service du bon fonctionnement de l'organisation.