Détail du poste
Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, l'Assistant(e) de Direction assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du service.
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique)
· Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants.
- Accueillir physiquement les RDV
- Tenir l'agenda de la DRH et l'emploi du temps au quotidien
- Prendre en charge le suivi : de la maintenance des équipements, du stock de fournitures
- Effectuer les relances téléphoniques ( phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
- Assiste un ou plusieurs responsables afin d'optimiser la gestion de leur activité
· Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ: reprographier, mettre sous enveloppe, affranchir
- Réceptionner le courrier arrivé et ventiler entre les différents services
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service ( courriers , notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Rendre compte de l'avancement de son travail
- Enregistrer et ventiler des factures
· Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et norme de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service ( bons de commande, notes de services, PV de
· travaux factures ...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Diffuser les informations demandées à l'ensemble des agents de la commune via des supports de communication
- Aide le service Recrutement dans la gestion administrative des contrats et du personnel
Le profil recherché
- CAP/ BEP souhaité.
- Expériences sur un poste similaire souhaité.
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers.
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service connaissance de la collectivité.
- Technique de secrétariat.
- Technique de prise en notes.
- Maîtrise de l'outil informatique ( Miscrosoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques.
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité .
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative.
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus.
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie, d'amabilité et d'adaptabilité
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
Publiée le 06/06/2026 - Réf : O978260528000901
