Gestionnaire Administratif et Pédagogique H/F

Université Sorbonne Paris Nord

Gestion des plannings et des emplois du temps :
- Assure la gestion du planning d'occupation des locaux d'enseignement et des emplois du temps de toutes
les formations de l'UFR, à l'aide de l'application de gestion commune à USPN (HyperPlanning).
- Participer à la conception des emplois du temps par semestre en collaboration avec les responsables pédagogiques et les gestionnaires pédagogiques.
- Mettre à jour l'application HyperPlanning pour les groupes d'étudiants, les regroupements d'enseignements...
- Attribuer les salles de cours et les salles informatiques et assurer le contrôle régulier de leur état (disposition et présence des matériels : tables, chaises, ...) en lien avec la responsable financière de l'UFR et le technicien de proximité de la DSI.
- Mettre en oeuvre les modifications d'emploi du temps (annulation, report et ajout de cours, arrêts de maladie...).
- Réserver les salles pour des événements spécifiques (colloques, conférences, ...).
- Travailler en lien avec l'ensemble des référents HyperPlanning de l'université.
Gestion administrative des stages :
- Informer les étudiants de la législation relative aux stages et mettre à jour la fiche de procédure associée.
- Mettre à jour le formulaire de convention de stage en fonction de la législation en vigueur.
- Vérifier les pièces justificatives et valider les informations saisies.
- Suivre le circuit des signatures (entreprise / équipe pédagogique/ étudiant / directeur de l'UFR).
- Délivrer aux étudiants les conventions de stages en s'assurant du respect de la législation en vigueur.
- Tenir des tableaux de bord de suivi des étudiants en stage.
- Collaborer à l'enquête annuelle sur les stages et son analyse.
Gestion pédagogique de la licence 2éme année :
- Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations initiales, et en formation continue dans
le respect de la règlementation et des actions mises en oeuvre dans le cadre de la démarche Qualité :
- Gestion et suivi des inscriptions administrative et pédagogique des étudiants en lien avec les responsables de formation, les partenaires pour la FC (FTLV).
- Elaboration du calendrier universitaire et de la constitution des groupes d'étudiants en lien avec le responsable de formation.
- Etablissement des mailings listes d'étudiants.
- Suivi de l'assiduité suivant les modalités propres aux formations initiales.
- Assurer le suivi spécifique des étudiants Erasmus (accueil et départ), notamment pour la validation de leur semestre, en collaboration avec le référent enseignant et la DRI.
- Suivi des stages, des projets tuteurés et des mémoires.
- Assistance à l'organisation des soutenances de mémoires et de projets.
- Organisation des réunions propres aux formations de licence.
- Participation aux conseils de perfectionnement et aux commissions.
- Participation à l'organisation des jurys semestriels (saisie des notes, RNPV, rédaction des PV de jury, relevés de notes, attestations de réussite, ...