Assistant Administration des Ventes - ADV Export - Pièces Détachées H/F

DOWNS

Rattaché/e au Chef d'atelier SAV, vos missions principales :

Accueil et qualification du besoin client :

- Réceptionner les appels entrants des clients et partenaires étrangers souhaitant commander une ou plusieurs pièces détachées
- Écouter et recueillir avec précision la demande (description de la pièce, référence si connue, machine concernée, niveau d'urgence)
- Assurer un accueil chaleureux et professionnel, représentant de l'image de l'entreprise.

Gestion des devis :

- Transmettre la demande qualifiée en interne pour validation de la pièce et du tarif
- Éditer et envoyer le devis validé au client dans les meilleurs délais
- Assurer le suivi jusqu'à réception du bon de commande ou du devis signé.

Traitement et transmission des commandes :

- Enregistrer la commande validée
- Transmettre la commande au service supply chain pour expédition
- Assurer la bonne communication entre le client et les équipes internes tout au long du processus.

Facturation des pièces détachées :

- Établir les factures correspondant aux commandes de pièces détachées livrées, en lien avec les bons de commande validés
- Vérifier la cohérence entre la commande, le bon de livraison et la facture émise
- Transmettre les factures aux clients dans les délais impartis
- Assurer le suivi des factures et signaler tout écart ou litige au responsable concerné.

Ce que nous offrons :

- Un poste opérationnel à fort impact dans une période clé pour nos clients internationaux.
- Un CDD saisonnier de 6 mois avec de réelles responsabilités dès le premier jour.
- Poste basé à Sainte-Marie-Cappel - 59 (proximité Cassel) potentiellement évolutif à terme.
- Rémunération selon profil et convention collective applicable.

Votre profil :

Vous disposez d'une expérience significative (d'au moins 5 ans) en ADV Export, service client international et/ou gestion de commandes.

La connaissance du secteur agricole, du machinisme ou de la gestion de pièces détachées est un plus.

Langues :

- Anglais et Français : obligatoire (lu, écrit, parlé couramment)
- Une troisième langue serait appréciée, idéalement l'Allemand.

Compétences techniques :

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)
- À l'aise avec un outil de gestion commerciale ou ERP (expérience appréciée)
- Bonne expression écrite pour la rédaction et l'envoi de devis.

Compétences relationnelles et comportementales :

- Sens du service client développé : écoute active, patience, réactivité
- Rigueur et organisation pour gérer plusieurs dossiers simultanément
- Capacité à travailler en équipe et en lien avec différents services (technique, supply chain)
- Calme et efficacité en période de forte activité
- Aisance dans les relations avec des interlocuteurs internationaux.

Contexte et enjeux du poste :

DOWNS est un fabricant de solutions industrielles pour la réception, le tri optique et le stockage des pommes de terre et oignons.

Durant la saison d'arrachage des pommes de terre, période clé pour nos clients, l'activité s'intensifie fortement. Downs accompagne ses clients export dans la maintenance, l'entretien et la réparation de leurs machines, afin d'assurer le bon fonctionnement de celles-ci.

Dans ce contexte, DOWNS crée un poste dédié à la gestion des demandes de pièces détachées pour ses clients et partenaires export. Véritable interface entre les clients internationaux, les équipes internes et les partenaires externes, vous prenez en charge les demandes depuis l'identification du besoin jusqu'à la facturation.

Ce poste joue un rôle essentiel dans la satisfaction client et la réactivité du service après-vente. Il nécessite à la fois un bon sens du service, de la rigueur administrative, une capacité à prioriser les demandes et une aisance dans les échanges avec des interlocuteurs étrangers.

L'objectif est clair : assurer un traitement fluide, fiable et rapide des demandes de pièces détachées, afin d'accompagner nos clients export au moment où leur activité est la plus stratégique.