Les missions du poste
# Présentation du poste - Secrétaire de direction
D'une manière générale, la secrétaire de direction assure l'accueil, la gestion des informations ainsi que l'ensemble des tâches administratives qui lui sont confiées pour le bon fonctionnement de l'établissement, dont la mission médico-sociale est de proposer un accompagnement éducatif, thérapeutique et pédagogique adapté aux usagers accueillis.
Ce poste implique des missions d'ordre général pour l'établissement ainsi que des missions spécifiques de secrétariat de direction. La secrétaire assiste notamment l'encadrement dans la formalisation des actions afin d'assurer le lien technique, administratif et humain au sein de l'organisation. Elle réalise également des tâches nécessitant une stricte confidentialité des informations de direction.
Elle contribue à la bonne organisation et au bon fonctionnement administratif de l'établissement et participe à son évolution. Elle conduit son action dans une démarche éthique, dans le respect du projet d'établissement, des orientations institutionnelles et des principes managériaux définis par la direction. Elle participe à la démarche d'amélioration continue de la qualité.
La secrétaire de direction est placée sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle du directeur de l'établissement et est encadrée dans l'organisation de son travail par le responsable de service.
## Gestion de l'accueil
La secrétaire de direction assure et garantit l'accueil adapté des différentes personnes qui s'adressent à l'établissement.
Notamment :
* Accueil physique des usagers, familles, partenaires et visiteurs ;
* Accueil téléphonique ;
* Veille au maintien en ordre de l'espace d'accueil.
## Prise de rendez-vous
La secrétaire de direction assure la prise et le suivi des rendez-vous nécessaires.
## Gestion des informations
En collaboration avec l'encadrement, elle gère les informations et leur diffusion afin d'assurer leur continuité et la cohérence du fonctionnement.
Notamment :
* Réception, tri et formalisation des informations ;
* Transmission aux personnes concernées ;
* Archivage des informations et suivi des actions associées.
## Gestion et formalisation des données
La secrétaire de direction assure la gestion administrative des données relevant de ses compétences.
Notamment :
* Mise à jour des tableaux de suivi et gestion des agendas ;
* Constitution des dossiers en attente et préparation des commissions d'admission ;
* Gestion quotidienne des tableaux de présence ;
* Préparation des documents administratifs liés à l'admission ;
* Préparation des conventions de partenariat ;
* Réalisation des suivis administratifs et déclarations auprès des organismes concernés.
## Gestion des mails et courriers
Elle assure la gestion des courriers et des courriels entrants et sortants.
Notamment :
* Enregistrement, classement et transmission ;
* Rédaction et mise en forme de documents ;
* Gestion des envois postaux.
## Formalisation des dossiers des usagers
En collaboration avec les professionnels concernés, elle constitue et assure le suivi administratif des dossiers des usagers.
## Travail rédactionnel
La secrétaire de direction est amenée à rédiger ou mettre en forme différents documents dans le respect des procédures internes.
Notamment :
* Prise de notes ;
* Rédaction et mise en forme de comptes rendus ;
* Rédaction de courriers et de communications administratives.
## Mise en oeuvre logistique
Elle assure les tâches logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement.
Notamment :
* Coordination avec les prestataires de transport ;
* Gestion des commandes de repas ;
* Suivi des commandes de fournitures ;
* Transmission des besoins techniques aux services compétents ;
* Gestion des ressources matérielles courantes.
## Suivi des dossiers de formation
La secrétaire de direction assure le suivi administratif des formations dans le respect des procédures en vigueur.
## Gestion des relations avec la médecine du travail
Elle organise les rendez-vous des professionnels avec les services de santé au travail.
## Relations avec les partenaires
Dans le cadre de ses missions, elle est en relation avec les partenaires institutionnels et opérationnels. Elle veille à entretenir des relations professionnelles adaptées et à promouvoir l'image de l'établissement.
## Secrétariat de direction
La secrétaire de direction assiste la direction dans les différentes tâches administratives nécessitant discrétion et confidentialité.
## Formalisation et suivi des dossiers du personnel
Elle constitue et assure le suivi administratif des dossiers du personnel conformément aux directives de la direction, notamment la tenue et la mise à jour des registres obligatoires.
## Gestion des outils informatiques de suivi
La secrétaire de direction alimente et met à jour les outils de gestion et de suivi de l'activité, des indicateurs et des dossiers administratifs.
## Principes généraux
La secrétaire de direction exerce ses missions dans le respect de la stricte confidentialité des informations auxquelles elle a accès.
Elle inscrit son action dans le fonctionnement défini par l'établissement, applique les procédures en vigueur et contribue à l'amélioration continue de l'organisation.
Dans le cadre de ses fonctions, elle peut proposer toute action ou piste d'amélioration relevant de son champ de compétences.
Elle exécute toute autre mission confiée par la direction ou l'encadrement.
Le profil recherché
Poste à temps partiel : temps plein 35 heures par semaine
Rémunération : 28-32k
Poste à pourvoir immédiatement
L'entreprise
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Actuellement, nous recherchons pour notre client, société de 1000 collaborateurs située à Suresnes, un assistant de direction H/F dans le cadre d'un CDI
Infos complémentaires
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Publiée le 02/06/2026 - Réf : AHO95-BDU-50680
