Office Manager - Thermopôle H/F RATP

Le Thermopôle est une société en cours de création en charge de la maîtrise d'ouvrage déléguée des nouveaux ouvrages de production de chaleur du réseau parisien de chauffage urbain. Ces travaux contribuent à la décarbonation du réseau.

01. Poste et Missions

Rattaché(e) au Directeur Général du Thermopôle, vos missions seront les suivantes:

Objectif général

Assurer l'ensemble des missions courantes listées ci-après, en lien étroit avec le Directeur Général et les Directeurs de pôles.

Intégré(e) au coeur des équipes du Thermopôle (une quinzaine de personnes), vous contribuez à l'efficacité de l'organisation: partage et diffusion de l'information, amélioration de l'environnement de travail et implication dans les process des fonctions supports.

Vous avez le sens du service, des relations humaines et savez faire preuve d'initiative dans un collectif. Votre communication et posture professionnelle sont vos points forts. Vous êtes bienveillant envers vos collègues et avez à coeur de faciliter leur travail. Vous avez un sens de l'anticipation et de l'organisation aiguisé.

Gestion RH

• Accueillir les nouveaux arrivants dans l'entreprise;
• Assurer le suivi RH courant de l'équipe (suivi des congés notamment) ;
• Gérer les accès et habilitations métier des collaborateurs.

Gestion administrative & financière

• Faire le lien avec le service externe comptable (suivi des factures, rapprochement avec les commandes/réception, gestion des notes de frais...);
• Contribuer à l'élaboration des comptes mensuels.

Achats

• Gérer le processus de commandes ;
• Contribuer aux appels d'offres et à la mise en concurrence des fournisseurs;
• Assurer les réceptions en relation avec les équipes projets et techniques;
• Assurer le référencement des fournisseurs (création, modification, documents légaux) et la mise à jour de la base de données ;
• Gérer de manière autonome les achats liés aux services généraux.

Organisation d'événements

• Organiser les événements de cohésion et de travail de l'équipe en proposant différentes options;
• Accueillir les délégations et visiteurs externes et leur présenter les activités du Thermopôle (visite de chantier notamment) ;
• Organiser les déplacements professionnels des personnes de l'équipe.

Missions générales

• Gérer le planning du Directeur Général ;
• Elaborer des documents de présentation et comptes rendus ;
• Créer et gérer des outils partagés tels que SharePoint ;
• Accompagner l'organisation et la création du Thermopôle.

02. Profil recherché

Votre Profil

• Bonne communication écrite & orale;
• Capacité relationnelle et travail en équipe;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques;
• Rigueur et organisation générale;
• Prise d'initiative;
• Gestion des priorités et réactivité.

Niveau de formation: BTS / DUT / DEUS,

De formation Bac +2 minimum (BTS d'assistant manager, d'assistant de gestion PME-PMI ou équivalent), vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 10 ans à un poste d'Office Manager

Conditions de travail

Vous êtes basée à Paris, Gare de Lyon avec des déplacements en Ile de France. Vous travaillez au forfait jour et disposez d'une journée de télétravail par semaine.

03. Informations complémentaires

Type de contrat :